Bem-vindo ao módulo de Contas a Receber do Eccosys, a solução ideal para controlar e gerenciar suas receitas com eficiência. Aqui, você tem total visibilidade e controle sobre os pagamentos à receber/recebidos, garantindo que cada lançamento seja preciso, organizado e facilmente rastreável. Nossa plataforma torna o processo ágil, seja por meio de notas fiscais, contratos ou importação de planilhas, proporcionando um fluxo financeiro mais eficiente para o crescimento do seu negócio.

Neste manual, você aprenderá:

• Como incluir uma conta a receber

• Como consultar contas a receber

• Como lançar contas a receber através de uma pedido de venda ou nota fiscal

• Como estornar uma conta a receber

Como incluir uma conta a receber

Para incluir um novo documento a receber, acesse  Finanças > Contas a receber, clique em "Incluir uma conta". Uma segunda tela, será aberta, apresentando três abas a serem preenchidas, segue um breve resumo sobre cada uma delas:

Dados gerais

Nesta aba, preencha as informações essenciais sobre a conta a receber:

• Nome do Cliente: Insira o nome completo ou razão social do cliente.

• Data de Emissão do Documento: Informe a data em que o documento foi gerado.

• Data de Vencimento: Defina a data limite para o pagamento da conta.

• Valor a Ser Pago: Insira o valor total da conta.
  Importante: O campo “Valor Recebido” ficará bloqueado para preenchimento, sendo preenchido apenas após o registro do pagamento.

• Categoria: Selecione a categoria correspondente (Receitas ou Despesas), para que a conta seja corretamente classificada no sistema.

• Número do Documento: Será preenchido automaticamente quando a cobrança for realizada via boleto bancário.

• Portador: Escolha o portador do pagamento (ex: banco ou instituição financeira responsável).

• Unidade de Negócio: Selecione a unidade de negócio que corresponde à conta a receber, caso haja mais de uma.

Detalhes

Na aba Detalhes, preencha o campo Histórico para inserir uma descrição informativa sobre a conta, que pode incluir detalhes como a origem ou motivo do recebimento. 

O registro pode ser configurado de acordo com o tipo de pagamento:

• Única: Sem possibilidade de registros futuros.

• Mensal: Conta a ser paga mensalmente, como água, luz e telefone.

• Parcelada: Para contas que se repetem por um período, como uma compra dividida em 12 parcelas.

Centro de Custo

Possibilidade de vincular um centro de custo ao recebimento. para criá-los acesse Configurações > Finanças Centro de Custo.

Salve a sua conta a receber em "Salvar".

Como consultar contas a receber

Na parte superior da tela, você encontrará os filtros que permitem personalizar a consulta conforme sua necessidade. São eles:

• Período:
  

  • No mês

  • No anterior

  • Na semana
    

  • No dia
    

  • Todas
    
    

• Mês: permite selecionar o mês desejado para a análise.
  

• Unidades de Negócio: filtra os resultados com base na unidade selecionada.
  

• Canais de Venda: permite segmentar os lançamentos por canal de origem.
  

• Centros de Custo: útil para análise financeira segmentada.
  

• Categoria: permite filtrar por tipo de categoria vinculada ao recebimento.
  

• Estados: para selecionar um ou mais estados brasileiros (UF).
  

• Portador: filtro por portador (ex: bancos ou caixas).
  

• Forma de Pagamento: cartão, boleto, dinheiro, entre outras.
  

• Limite inferior e superior: define um intervalo de valores para os documentos.

• Filtrar por faixa de valores: checkbox que ativa o filtro acima.
  
  
  

Os filtros de "Categorias" e "Centro de custo" possui link's de redirecionamento. Selecione para criar e editar os registros existentes.

⚙️ Ações disponíveis

No canto superior direito, o menu "Ações" permite executar operações em lote ou individuais. As principais são:

• Imprimir
  

• Imprimir agrupado por cliente
  

• Imprimir selecionados
  

• Emitir boletos selecionados
  

• Excluir selecionados
  

• Exportar dados por planilha
  

• Baixar selecionados
  

• Baixar contas por planilha
  

• Gerenciar categorias
  

• Gerenciar recebimentos
  

Essas opções otimizam o controle e a administração das contas a receber, facilitando conciliações, baixas em lote, emissão de boletos e extração de relatórios.

Abas de Status dos Títulos

Logo abaixo dos filtros, estão as abas que agrupam os títulos com base em seu status atual. Cada aba mostra a quantidade de documentos, valor total original, valor total recebido e a diferença (saldo pendente).

As abas são:

• Todas: Exibe todos os lançamentos, independentemente do status.
  
  

• Em aberto: Contas ainda não recebidas, mas dentro do prazo de vencimento.
  
  

• Atrasadas: Contas vencidas e ainda não quitadas.
  
  

• Recebidas: Contas que foram quitadas total ou parcialmente.
  
  

• Canceladas: Contas excluídas ou canceladas, não consideradas no fluxo financeiro.
  
  

🔎 Ao clicar em uma das abas, a listagem será automaticamente atualizada para exibir apenas os títulos correspondentes.

Colunas da Listagem

Abaixo das abas, temos a listagem detalhada com os seguintes campos:

Cliente
 Nome ou código do cliente relacionado ao título.

Histórico
 Indica a origem do lançamento, como "VENDAS", "AJUSTE", etc.

Nº no banco
 Número do título registrado junto ao banco (quando aplicável, como em boletos).

Nº do documento
 Número do pedido, nota ou outro documento relacionado ao lançamento.

Vencimento
 Data prevista para o recebimento do valor.

Recebimento
 Data em que o valor foi efetivamente recebido, se já pago.

Valor original
 Valor total do lançamento no momento do registro.

Valor recebido
 Valor que já foi quitado (total ou parcial).

Diferença
 Valor pendente ou divergente entre o original e o recebido.

Situação
 Indica visualmente o status da conta (em aberto, recebido, cancelado, etc.).

Lançamento de Contas a Receber

O lançamento de contas a receber pode ser feito de diferentes formas, uma delas sendo a partir de um documento de saída, como uma Nota Fiscal de Saída ou um Pedido de Venda.

Como lançar contas a partir de um pedido ou uma NF-e:

• Para Pedidos de Venda, clique em Vendas > Pedidos de Venda.

• Para Notas Fiscais, clique em Vendas > Notas Fiscais.

No documento desejado, clique no menu de contexto (ícone em forma de “V”) e selecione a opção "Lançar Contas".

Como configurar o lançamento automático:

O sistema pode lançar as contas automaticamente, ao emitir sua NF-e

Como configurar o lançamento automático:

1. Acesse Configurações > Configurações Gerais.

2. Na aba Nota Fiscal, localize a opção “Lançar Contas Automaticamente” e selecione Sim.

Essa configuração permitirá que o sistema faça o lançamento de contas de forma automática, agilizando o processo.

Para lançar contas de um pedido de venda ou uma Nota fiscal,  é necessário que ela contenha a condição de pagamento preenchida em seu corpo. 

Como estornar uma conta a receber

Contas em aberto

Para estornar as contas de um documento a receber em aberto, basta acessar Vendas > Pedidos de Venda ou Vendas > Notas Fiscais. Em seguida, clique no menu de contexto e selecione a opção "Estornar Contas". 

Contas Recebidas

Se o documento estiver com a situação "Recebida", é necessário acessar o registro em Finanças > Contas a Receber. Em seguida, clique em "Gerenciar pagamentos", que fica no menu "Ações". Após isso, selecione os documentos a receber que precisam ser modificados e, em seguida, clique novamente no menu "Ações". Por fim, escolha a opção "Excluir pagamentos selecionados" para remover os pagamentos vinculados ao documento.

As contas que forem estornadas, voltarão para situação que se encontravam anteriormente, podendo ser ela como atrasada ou em aberto.

Como alterar documentos por planilha

O Eccosys possibilita alteração de documentos a receber por planilha, para isto, acesse Finanças > Contas a receber, e selecione no botão de "Ações" a opção de "Exportar dados por planilha".

Um arquivo .xls, será baixado em sua máquina.

Ao exportar os dados, faça as alterações necessárias e, em seguida, importe o arquivo novamente. 

Para isso, acesse Configurações > Outros > Importação de Planilhas e Imagens. Clique em “Importar arquivo” e selecione o modelo "Contas a Pagar/Receber". Arraste o arquivo para a área de upload, valide as informações e, por fim, clique em “Enviar arquivo” para finalizar a importação.

Para mais informações sobre a importação de planilhas, clique aqui.

Como baixar contas por planilha

Para extrair a planilha modelo, acesse Finanças > Contas a Receber e clique no botão de Ações. Em seguida, selecione a opção "Baixar contas por planilha". Você será direcionado para o menu de importação de planilhas. Lá, clique em “Importar planilha” e, no campo Modelo, selecione a opção “Baixar contas a receber”. Isso permitirá que você faça o download da planilha modelo, que deverá ser preenchida com os dados necessários para a importação.

Após preencher a planilha modelo, clique em “Avançar” para realizar o upload e continuar o processo de importação.

Em seguida, será necessário selecionar o Tipo de Lançamento que você deseja realizar. As opções são: Recebimento ou Recebimento e Pagamento, com base nas comissões.

Também será preciso informar a Categoria dos Recebimentos e a Conta, garantindo que os lançamentos fiquem devidamente organizados.

Ao avançar, seu arquivo será validado e, em seguida, entrará na fila de importação para processamento.

Conclusão

A funcionalidade de Contas a Receber facilita o gerenciamento dos recebimentos da sua empresa, seja por meio de importação de planilhas, integração com documentos ou lançamentos manuais. Com opções de categorização e controle flexível, o sistema oferece mais agilidade, organização e precisão na gestão financeira, garantindo maior controle sobre o fluxo de caixa.