Após importar, separar e faturar seu pedidos de venda, será necessário despachar seus produtos para entrega ao cliente.Para que o transporte ocorra de maneira ágil, é necessário elaborar uma relação com todos os pedidos a serem expedidos e informações que facilitem a sua identificação e entrega.
No caso das transportadoras, essa lista é chamada de ordem de coleta, enquanto para os Correios, utilizamos a Pré Lista de Postagem (PLP). Embora estas documentações possuam estruturas diferentes, ambas podem ser geradas pelo Eccosys.
Neste manual, você aprenderá:
- O que é a ordem de coleta;
- Como gerar uma ordem de coleta;
- Como enviar uma ordem de coleta com transportadora integrada;
- Como enviar uma ordem de coleta sem integração;
- Informações de ordem de coleta;
- Filtros e menu de contexto de ordem de coleta.
O que é a ordem de coleta
A ordem de coleta é um documento emitido pela transportadora responsável pelo transporte rodoviário de uma mercadoria. Esse documento contém as informações do remetente, as mercadorias e os dados do destinatário. O seu principal objetivo é confirmar que a mercadoria foi coletada pela transportadora em sua loja, registrando o percurso que a mesma irá percorrer até o centro de distribuição e/ou endereço de entrega ao cliente.
Para a emissão desse documento, é importante enviar a relação dos pedidos que serão despachados pela transportadora.
Como gerar uma ordem de coleta
Para criar uma ordem de coleta, acesse Vendas > Ordem de coleta, clique em "Incluir ordem de coleta". Em tela, será necessário informar para qual transportadora você irá gerar sua coleta. Ao digitar o nome da transportadora, o Eccosys listará todas as notas fiscais vinculadas a ela e que não tiveram uma ordem de coleta gerada:
É necessário iniciar a digitação e aguardar o sistema sugerir a transportadora para ser selecionada. Para Correios, deverá ser gerada PLP e não ordem de coleta.
É possível bipar o número da nota fiscal com leitor de código de barras, através do campo de busca "Número de Nota ou pedido", ou escolher individualmente as notas que integrarão a nova ordem de coleta, selecionando o Check-box de cada uma.
Após a seleção das notas desejadas, clique em "Salvar".
Como enviar uma ordem de coleta com transportadora integrada
O Eccosys permite transmitir uma ordem de coleta de forma automática para as transportadoras que estão integradas conosco: Total Express, DirectLog, Shippify, Grupo Speed, Mandaê, FM Transportes e Jadlog.
Para enviar a ordem de coleta, acesse Vendas > Ordem de coleta, localize a ordem que você deseja enviar, e clique em seu menu de contexto (seta para baixo), indique "Enviar para transportadora":
Algumas informações poderão ser solicitadas após selecionar a opção de "Enviar para a transportadora" estas informações, não são padrões e variam da integração, exemplo: Modalidade de frete entre outros.
Após o envio, a ordem de coleta terá a situação atualizada para "Enviada" informadas pela cor azul.
Como enviar uma ordem de coleta sem integração
O Eccosys lhe permite enviar as ordens de coletas para as transportadoras que não possuem integração com nosso sistema, porém, este envio deve sere feito pelo usuário do sistema imprimindo arelação dos documentos e extraindo o xml dos documentos para isto, acesse Vendas> Ordem de coleta, localize a ordem que você deseja enviar. No menu de contexto (seta para baixo), indique "Imprimir" e "Exportar XMLs das NFes":
Salve o arquivo em seu computador e depois faça o envio dele por e-mail ou através do painel da própria transportadora.
Informações de ordem de coleta
A listagem de ordens de coleta exibe: número da ordem, a data de geração, a transportadora, as UFs de destino e a situação (Em aberto, Enviada e Coletada).
Cores e situações de coleta
Para auxiliar a identificação das ordens de coleta, o eccosys disponibiliza cores diferentes para cada uma delas, sendo:
- Em aberto - Amarelo
- Enviada - Azul
- Coletada - Verde
Filtros e Ações
Ações
O eccosys possui algumas funções disponíveis para as ordens de coleta no botão de "Ações" para serem executadas em massa em seu ambiente, como:
Imprimir: Imprimi todas as ordens de coleta cadastradas no eccosys com nas mesmas colunas e informações descritas em tela
Imprimir relatório de notas por transportadora: Imprimi a relação de notas das ordens informadas em uma ordem de coleta, para utilizar esta funcionalidade selecione as ordem de coleta e informe o dia desejado;
Excluir selecionados: exclui ordens de coleta selecionadas.
Filtros
A ferramenta de ordem de coleta pois filtros que auxiliam na busca e identificação de suas orden, os filtros disponíveis atualmente são:
- Período;
- Situação.
Menu de contexto
O menu de contexto das ordens de coleta lhe possibilita:
Imprimir: Possibilita a impressão da ordem de coleta;
Dividir coleta: Permite separar notas e criar uma nova ordem de coleta;
Exportar XMLs das NFes: Cria e baixa um arquivo .zip com os xml das notas incluídas na ordem de coleta;
Exportar para planilha: Gera e baixa um arquivo .csv com dados da coleta;
Enviar para transportadora: Envia um comando para a transportadora com os documentos presentes nele, quando houver integração;
Em aberto: Permite alterar a situação da coleta para a situação em aberto;
Coletada: Permite alterar a situação da coleta para coletada manualmente.
As ordens de coletas criadas estarão disponíveis para consultas e alterações em Vendas > Ordem de coleta.