A proposta comercial pode ser definida como uma venda em potencial. Gerada pela loja ou por um de seus vendedores, este documento consiste em um orçamento de todos os itens desejados pelo cliente e o detalhamento das condições de pagamento acordadas com ele. Caso a proposta seja aprovada pelo cliente, ela dará origem a um pedido de venda e seguirá o fluxo operacional definido pela empresa.
O Eccosys possui recursos específicos para operações que trabalham com propostas comerciais.
Neste manual, você aprenderá:
- Como gerenciar propostas comerciais no Eccosys;
- Quais as situações de propostas comerciais no Eccosys;
- Como cadastrar uma proposta comercial manualmente;
- Como gerar uma venda a partir de proposta comercial.
Como gerenciar propostas comerciais no Eccosys
Localizada em Vendas > Propostas Comerciais, a listagem de propostas comerciais no Eccosys possui recursos que facilitam a busca, identificação e edição destes documentos, de forma individual ou massiva.
Os elementos disponíveis nesta tela incluem:
- Filtros: Permite consultar propostas por período, situação, vendedor ou unidade de negócio.
- Botão Ações: Botão exibido na área superior da página, para realizar ações em massa ou em propostas comerciais selecionadas.
- Modelos: Permite criar uma proposta a partir de um modelo pré-cadastrado.
- Pesquisa: Permite buscar propostas pelo número ou nome do cliente.
- Totais: Informa a quantidade e valor total em reais das propostas exibidas na listagem. Estes valores são atualizados de acordo com os filtros selecionados.
- Menu de contexto: Botão exibido à direita de cada pedido na listagem, para realizar ações individuais.
Quais as situações de propostas comerciais no Eccosys
As propostas comerciais podem ser identificadas por diferentes situações. São elas:
- Rascunho: Situação inicial, definida automaticamente quando uma proposta é criada. Usada para propostas que ainda estão sendo tratadas entre vendedor e cliente.
- Em aberto: Propostas que não possuem nenhuma pendência e que ainda não foram avaliadas pelo cliente.
- Pendente: Propostas que possuem algum ponto de atenção e/ou que estão aguardando para seguir o restante do fluxo (ex.: o item solicitado pelo cliente não está disponível).
- Aprovado: Propostas que foram enviadas ao cliente e receberam retorno positivo. Neste caso, é possível gerar um pedido de venda a partir da proposta aprovada.
- Não aprovado: Propostas que foram enviadas ao cliente e receberam retorno negativo.
- Concluído: Propostas que tiveram um pedido gerado. O status é definido automaticamente ao gerar a venda.
- Modelos: Propostas que são utilizadas como base para a geração de outras propostas (modelos pré-cadastrados).
As situações das propostas podem ser alteradas individualmente, pelo menu de contexto da proposta.
Como incluir uma proposta comercial
Para criar uma nova proposta, acesse Vendas > Propostas Comerciais e selecione a opção "Incluir Proposta". Você será redirecionado ao formulário de cadastro, cujas seções estão descritas a seguir.
Dados gerais
Nesta seção, são preenchidas as informações de identificação geral da proposta, como a data e unidade de negócio à qual pertence.
Na sequência, é necessário informar os dados do cliente. Ao digitar parte do nome, o Eccosys irá buscar os cadastros existentes em seu ambiente e sugerir os resultados encontrados.
Você pode selecionar um destes clientes para vincular a proposta a ele, ou clicar no link da mensagem exibida ("clique aqui") para preencher os campos de identificação e endereço. Os dados do novo cliente serão registrados quando a proposta for salva.
Itens
A inclusão de produtos na proposta acontece na seção "Itens". Para incluir um item, preencha o campo "Produto" com a descrição, código ou código EAN do item desejado. Ao digitar as primeiras letras ou números, o Eccosys irá buscar os cadastros existentes em seu ambiente e sugerir os resultados encontrados.
Clique no produto desejado para selecioná-lo. Se necessário, clique no botão "Adicionar outro item" para incluir mais itens.
Totais e impostos
Nesta seção, é possível conferir os valores totais de venda e impostos, bem como aplicar desconto em reais ou valor percentual.
Caso o seu ambiente possua integração para cotação de frete, esta opção ficará disponível no campo Frete, conforme indicado na imagem abaixo.
Condições comerciais
Nesta seção, é possível preencher as condições de pagamento da proposta num dos seguintes formatos:
- Parcelas: Gerador de parcelas semelhante ao disponível em Pedidos de Venda e Notas Fiscais;
- Texto: Campo de texto com formatação para informar observações e outros detalhes sobre o pagamento da proposta.
Dados de Transporte
Nesta seção, é preciso informar os dados da transportadora responsável pela entrega da venda, bem como o tipo de frete, sendo:
- Transportadora: Informe a transportadora responsável pela entrega da mercadoria, caso a proposta seja aprovada, este campo será preenchido de forma automática caso exista cotação de frete no ambiente que permita cotações em propostas.
- Tipo de frete: Selecione uma forma de frete válida ao SEFAZ.
Assinatura
Por fim, a seção "Assinatura" permite definir uma assinatura eletrônica para as propostas a serem impressas e/ou enviadas aos clientes como orçamento.
Além disso, é possível anexar um ou mais arquivos na seção "Anexos".
Após preencher e revisar todos os campos, clique no botão "Salvar" para concluir o cadastro da proposta.
Como imprimir ou enviar a proposta por e-mail
A tela de proposta comercial permite realizar ações individuais e em massa. Dentre elas, a possibilidade de enviar a proposta comercial ao cliente por e-mail ou imprimi-la.
Para utilizá-las, localize a ação correspondente no menu de contexto da proposta, conforme indicado na imagem abaixo.
A impressão também pode ser feita dentro de cada proposta, pelo menu de "Ações".
O layout de impressão das propostas comerciais pode ser personalizado para incluir imagens e descrição complementar dos produtos.
Para adicionar imagens e/ou descrições complementares à proposta comercial, ative os parâmetros "Exibir imagens na impressão da proposta comercial" e "Exibir Descrição Complementar do Produto na Proposta Comercial", disponíveis em Configurações > Empresa > Configurações Gerais (aba Vendas).
Como gerar uma venda a partir de proposta comercial
Mediante a aprovação da proposta comercial, é possível gerar um pedido de venda através dela. Para isso, selecione a opção "Gerar venda", disponível em seu menu de contexto.
Você será redirecionado à tela de inclusão de pedidos, onde poderá validar as informações preenchidas a partir da proposta.
Certifique-se de clicar em "Salvar" para registrar o pedido de venda.
Conclusão
Após a geração do pedido, sua proposta será concluída e a venda poderá seguir o fluxo de faturamento. Para saber mais sobre pedidos de venda, clique aqui.
Em caso de dúvidas, nosso time de suporte está à disposição para auxiliar.