A importação de arquivos no ERP é uma forma prática e segura de realizar cadastros e alterações em massa nos dados do seu ambiente.
Com ela, você pode criar ou atualizar produtos, contatos e outros tipos de registro usando modelos de planilha disponibilizados pela Eccosys. Você também consegue enviar um arquivo .zip contendo imagens de um ou mais produtos com apenas alguns cliques.
Neste manual, você aprenderá:
- Quais arquivos podem ser importados para o Eccosys;
- Como importar planilhas e imagens.
Quais arquivos podem ser importados para o Eccosys
Atualmente, o Eccosys permite importar os seguintes tipos de registro:
Tipo de registro | Formato | Descrição |
Produtos | Planilha .xls compactada em arquivo .zip | Para editar produtos existentes em seu ambiente ou cadastrar novos produtos. |
Planilha de imagens | Planilha .xls compactada em arquivo .zip | Para adicionar links (URLs) de imagens aos cadastros dos produtos existentes. |
Clientes e fornecedores | Planilha .xls compactada em arquivo .zip | Para cadastrar ou editar contatos do tipo Cliente e/ou Fornecedor. |
.zip com imagens | Arquivos de imagem .png ou .jpeg compactados em um arquivo .zip | Para importar arquivos de imagens em lote para o cadastro de produtos. |
Caixas a bancos | Planilha .xls compactada em arquivo .zip | Para atualizar movimentações da tela de Caixas e bancos. |
Contas a Pagar / Receber | Planilha .xls compactada em arquivo .zip | Para incluir, editar, baixar ou excluir contas a pagar ou a receber. |
| Receitas de itens produzidos | Planilha .xls compactada em arquivo .zip | Para cadastrar os insumos de um ou mais produtos produzidos. |
Localizações de produto | Planilha .xls compactada em arquivo .zip | Para cadastrar localizações de um ou mais produtos no formato Corredor-Coluna-Nível. |
Vincular pais e filhos | Planilha .xls compactada em arquivo .zip | Para associar produtos pai e SKUs a partir do código dos produtos. |
Como importar planilhas e imagens
Para importar uma planilha ou arquivo .zip com imagens, acesse Configurações > Outros > Importação de planilha e imagens.
Você será redirecionado à tela de importação, a qual é dividida em 4 etapas:
- Seleção de modelo
- Carregamento de arquivo
- Validação de arquivo (apenas planilhas)
- Resumo da importação
Estas etapas são descritas em detalhes nas subseções a seguir.
1. Seleção de modelo
Nesta etapa, é necessário selecionar um dos modelos de arquivo disponibilizados pela Eccosys. Ao fazer isso, será possível baixar uma planilha modelo (arquivo com as colunas que podem ser incluídas no arquivo a ser importado) e visualizar as instruções específicas para importar este tipo de registro.
| Modelo | Nome do arquivo modelo | Instruções para importação |
| Produtos | produtos.xls | Ao preparar o arquivo, inclua somente as colunas que deseja atualizar. Colunas enviadas sem nenhum valor (em branco) apagarão as informações previamente cadastradas no Eccosys. Para atualizar atributos da ficha técnica, certifique-se de incluir TODOS os atributos existentes. Os atributos não informados terão seus valores apagados. |
| Planilha de imagens | imagens.xls | Colunas obrigatórias: Id ou Codigo Sku, Nome Imagem, URL Imagem. Coluna opcional: Label. Ao preparar o arquivo, inclua somente as colunas que deseja atualizar. Colunas enviadas sem nenhum valor (em branco) apagarão as informações previamente cadastradas no Eccosys. |
| Clientes e fornecedores | contatos.xls | Ao preparar o arquivo, inclua somente as colunas que deseja atualizar. Colunas enviadas sem nenhum valor (em branco) apagarão as informações previamente cadastradas no Eccosys. |
| .zip com imagens | - | Limite máximo do arquivo .zip: 10MB. Para o nome das imagens, utilize o modelo: Código do produto _ nome do produto.jpg (Ex.: 998234_Cama Verde.jpg). Caso possua mais de uma imagem, utilize o seguinte formato: "998234_A Cama Verde.jpg998234_B Cama Verde.jpg." Para definir o grupo de imagens, utilize o ID do grupo como nome do arquivo .zip. O ID está disponível no cadastro de grupos de imagens. O label da imagem ficará vazio. |
| Caixas a bancos | caixa_bancos.xls | Certifique-se de enviar todas as colunas em ordem, caso contrário a importação não será bem-sucedida. |
| Contas a Pagar / Receber | contas.xls | Certifique-se de enviar todas as colunas em ordem, caso contrário a importação não será bem-sucedida. |
Receitas de itens produzidos | receitas.xls | Certifique-se de enviar todas as colunas em ordem, caso contrário a importação não será bem sucedida. |
Localizações de produto | localizacoes.xls | Deve conter as colunas Código, Depósito, Localização, Quantidade e Preço Custo (seguir mesma ordem). A coluna Localização, deve conter o Corredor, a Coluna e o Nível, separados por hífen. Exemplo: CORR1-COL1-NIV1. O Código deve ser exatamente o do cadastro do produto. Na etapa de validação do arquivo, é possível definir se a planilha deve gerar apenas os lançamentos de Entrada informados na planilha (padrão) ou incluir lançamentos do tipo Balanço antes de cada entrada (opção "Incluir balanço igual a zero antes da entrada nos depósitos informados"). Neste segundo caso, será lançado um balanço com quantidade 0 e, na sequência, a entrada com a quantidade informada na planilha. |
Vincular pais e filhos | vinculos.xls | Certifique-se de enviar todas as colunas em ordem, caso contrário a importação não será bem sucedida. |
Após selecionar o modelo desejado, clique no botão "Avançar", no canto inferior direito da tela.
2. Carregamento do arquivo
Com a planilha modelo, preencha ou edite as informações desejadas e salve o arquivo.
Caso deseje editar registros do tipo Produto, é possível utilizar uma planilha com os dados já cadastrados em sua base. Para isso, acesse Cadastros > Produtos e, no botão "Ações", clique em "Exportar dados para planilha".
Formate todas as colunas para o tipo TEXTO (TEXT), antes de salvá-la, para garantir que os dados serão importados corretamente.
Remova todos os filtros ou colunas com destaques em cores, pois estes podem interferir na importação.
No caso das imagens, siga as orientações informadas na primeira etapa (seleção de modelo) para nomear os arquivos corretamente.
O arquivo .xls ou o conjunto de imagens devem ser compactados em um arquivo .zip.
Na etapa "Carregamento do arquivo" você poderá arrastar o arquivo .zip para a área de upload, ou clicar nesta área para localizar o arquivo em seu computador. Caso o arquivo tenha o formato esperado e não exceda o limite de 10MB (imagens), você poderá avançar para a próxima etapa.
3. Validação do arquivo
Note que a etapa 3 (validação do arquivo) se aplica apenas à importação de planilhas. No caso do arquivo .zip com imagens, a importação é realizada na etapa 2, e na sequência é exibido o resumo da importação. Para ilustrar o processo mais completo, neste artigo detalhamos o modelo com 4 etapas, visto na importação de produtos.Na terceira etapa, o Eccosys irá validar as colunas da planilha importada em relação ao modelo esperado.
Um resumo com o total de registros (linhas na planilha) será exibido na tela, separando os registros a atualizar dos novos. Esta distinção é feita com base na coluna ID, sendo que:
- Registros com valor informado na coluna ID serão considerados "a atualizar", independentemente de este ID ser válido.
- Registros sem valor informado na coluna ID serão considerados "novos" e serão criados ao importar a planilha na etapa seguinte.
As colunas informadas de acordo com o modelo (nome) serão listadas com a observação "Coluna válida".
As colunas destacadas em amarelo trarão a observação "Colunas com valores vazios ou nulos". Esta observação não inviabiliza a importação, mas indica que um ou mais registros da planilha não possuem um valor válido para esta coluna.
Se necessário, revise a planilha original e volte à etapa 2 para enviar o arquivo novamente. Caso os valores vazios ou nulos estejam corretos, prossiga com a importação.
Se houver alguma coluna destacada em vermelho, não será possível avançar para a próxima etapa. Isto porque a coluna em questão não foi encontrada no modelo. Neste caso, você terá que revisar a planilha original, identificando qualquer inconsistência entre as colunas informadas e o modelo esperado pelo Eccosys.
Após revisar a planilha e compactá-la para um arquivo .zip, volte à etapa 2 para enviar o arquivo novamente.
Caso a planilha passe na etapa de validação, clique em "Importar planilha" para realizar a importação dos registros.
4. Resumo da importação
Por fim, a etapa "Resumo de importação" exibe a quantidade de registros importados/processados na planilha, bem como se ocorreu algum erro durante a importação do arquivo.
Antes de de realizar uma nova importação, certifique-se de revisar os pontos destacados na seção "Erros".
Conclusão
A tela "Importação de planilhas e imagens" oferece todos os modelos e orientações necessárias para manter sua base de dados atualizada.
Ao seguir as etapas na sequência e realizar os ajustes indicados na fase de validação, você reduz a chance de erros e comportamentos inesperados na atualização.
Em caso de dúvidas, nosso time de suporte está à disposição para auxiliar.