Para agilizar o processo de vendas, o Eccosys conta com a criação de pedidos de venda em massa, através de planilhas. Nela é possível inserir todas as informações de cliente, produtos, parcelas, valores e observações. Além de poder associar um vendedor a uma venda, tendo um controle de vendas e comissões.

Neste manual, você aprenderá a:

1. Como extrair a planilha padrão de pedidos de venda;
2. Formatação da planilha;
3. As funcionalidade dos campos da planilha;
4. Importação para o Eccosys.

Como extrair a planilha padrão

Para ter a planilha modela, basta acessar Configurações > Outros > Importação de Pedidos por Planilha.

Para baixar o arquivo basta clicar no link Pedidos_vendas.XLS. Neste caminho você terá a planilha modelo e é o mesmo local para a importação da planilha.

Finalidade dos campos

Como podemos ter muitas variáveis em um pedido, vamos passar campo a campo para esclarecer qualquer dúvida que possa vir a surgir:

1. ID: O campo ID deve conter sempre o valor 0. Assim o Eccosys reconhecerá que é uma novo pedido. Salvas as exceções de linha onde seja para adicionar produto ou parcela. 
2. Número do pedido: Precisa ser informado para relacionar cada venda aos seus itens. Este campo será alterado pelo Eccosys posteriormente, seguindo a numeração atualizada no momento em que o pedido for salvo na base de dados.
3. Data: Referente a data que foi realizada a venda.
4. Data pagamento: Referente a data de pagamento do pedido.
5. Data Prevista: Data prevista para a finalização do pedido.
6. ID contato: O campo ID deve conter sempre o valor 0.
7. Nome do contato: Inserir o nome do cliente.
8. Tipo de Pessoa: Indica se o contato é pessoa física (F) ou jurídica (J). Ex: F ou J.
9. CPF/CNPJ: Inserir CPF ou CNPJ do cliente. Ex 000.000.000-00 ou 00.000.000/0000-00.
10. RG/IE: Inserir RF ou IE do cliente. Ex ISENTO.
11. CEP: Informar CEP de cobrança. Ex 95.000-000.
12. Município: Informar município, caso o nome tenha acento, adicionar o acento.
13. UF: Adicionar estado do contato. Exemplo: SP.
14. Endereço: Adicionar Endereço do contato. Exemplo: Travessa Bom Jardim.
15. Endereço Nro: Número do endereço.
16. Complemento: Complemento do endereço, informações adicionais de endereço. 
17. Bairro: Bairro do contato.
18. Desconto pedido (%): Inserir o desconto que será dado ao total do pedido.
19. Frete: Frete total do pedido.
20. Volumes: Quantidade de volumes que será despachada deste pedido.
21. Observações: As observações do pedido, este campo reflete na nota fiscal.
22. Situação: Informa a situação do pedido. Ex Em aberto, Pronto para Picking.
23. ID produto: Deve ser informado o ID do produto ou deixado em branco.
24. Código produto: Deve ser informado o código do produto obrigatoriamente, caso não for informado o ID produto na coluna anterior
25. Descrição: Descrição é um campo opcional, pois informando código ou o ID, o Eccosys reconhecerá o produto.
26. Quantidade: Informar a quantidade do produto inserido anteriormente do SKU em questão.
27. Valor unitário: Preço de venda unitário do produto informando nessa linha.
28. Desconto item (%): Desconto individual de cada produto.
29. Transportador: Informar o nome da transportadora do pedido.
30. Código de rastreamento: Caso pedido tenha uma código de rastreamento. 
31. Número da ordem de compra: Campo utilizado para controle e identificação dos pedidos. O mesmo não deve ser repetir.
32. Vendedor: É possível inserir o vendedor do pedido, para isso é necessário que o mesmo tenha um cadastro prévio antes.
33. Observação interna: A mesma fica apenas no pedido e não vai para Nota Fiscal. Pode ser inserida no romaneio também.
34. Unidade de negócio (CNPJ): Se em seu ambiente o módulo de Unidade de Negócio está ativa, é possível informar para qual unidade deseja faturar o pedido.
35. Canal de venda (referência): É possível informar se o pedido é de um canal de venda existente no Eccosys. Para isso é necessário ter o mesmo previamente criado e inserir a referência dele na planilha. A referência é encontrada onde é feito o cadastro do canal de venda.
36. Condição de pagamento (numero de parcelas ou prazo): Neste campo será informado a quantidade de parcelas do pagamento. Ex: 6x (pagamento em 6 vezes, 6 parcelas).
37. Dias parcela: Aqui informaremos em quantos dias a parcela irá vencer, em dias. É necessário informar apenas o dia da parcela em questão. 
38. Valor parcela: Como cada parcela pode ter um valor diferente, é necessário informar o valor de cada parcela, onde todas as parcelas somem o valor total da venda no final. É necessário informar apenas o valor da parcela da linha em questão.
39. Data pagamento parcela: Conforme foi inserido no campo Dias parcela, é necessário adicionar a data do vendimento da parcela da linha em questão. Ex: O pedido foi criado dia 10/10/2030, no campo Dias parcela foi preenchido com 30 dias, logo, a data será 10/11/2030.
40. Forma pagamento: Campo para informar como foi pago o pedido. Essa informação é obrigatória, pois a SEFAZ valida a forma de pagamento. Neste campo deve ser informado o código de cada forma de pagamento, em seguida será anexado a tabela das forma de pagamento e código das mesmas.
41. Observações da parcela: É possível informar uma observação referente a forma de pagamento. Com exceção da forma Outros(99), nenhuma outra forma de pagamento é obrigatório o preenchimento deste campo.

Os campos Nome (Entrega), CEP (Entrega), Município (Entrega), UF (Entrega), Endereço (Entrega), Endereço Nro (Entrega), Complemento (Entrega) e Bairro (Entrega), devem ser preenchidos apenas se o endereço de entrega for diferente do endereço de cobrança.

Regras para pedidos com mais de um produto e/ou mais de uma parcela

Nos pedidos que contém mais de um produto, será necessário inserir um produto por linha e para referência que este produto é de um pedido, é necessário no campo Número do pedido identificar o pedido. Exemplo: Primeiro item na linha 2, segundo item na linha 3, ambos informando o mesmo Número do pedido. Nos pedido que terão mais de uma parcela de pagamento, devemos informar de forma semelhante ao informado acima, ou seja, uma parcela por linha, informando Dias parcela, Valor parcela, Data pagamento parcela, Forma pagamento e se necessário Observações da parcela. Nas linhas que forem inserida as demais parcelas, deve conter também o campo Número de pedido preenchido, para referenciar as parcelas ao pedido. Uma dica, se tiver um pedido com múltiplos itens e múltiplas parcelas, nas linhas que tiverem produtos podem ser aproveitadas para inserir as informações de parcelas também. Segue imagem de exemplo mostrando quais os campos que devem ser preenchido neste caso.

Formatação da planilha

Como o Excel trás como padrão sua formação de células em "Número", é necessário alterar todas as células para o formato "Texto".As colunas que tem data, também devem ser formatadas como "Texto" e respeitando o formato DD/MM/AAAA.Salve o arquivo com o nome pedidos_venda. O sistema já aceita a planilha em formato XLS para facilitar a importação.Na mesma tela acima, localize o arquivo da planilha e clique no botão Processar Arquivo, não há necessidade do arquivo estar compactado.

Selecione os pedidos que deseja importar, clique em Confirmar Importação, eles serão gerados no sistema e poderão seguir o fluxo de pedido normalmente.

Os pedidos criados podem ser visualizados no painel de pedidos de venda, junto a pedidos que forem criados manualmente, via API ou por integração. Também é válido informar que o pedido vai ter um registro, as chamadas OCORRÊNCIAS, informando que foi criado via planilha, qual foi o usuário e a data da criação.

Em caso de dúvidas, nosso time do suporte está à disposição para auxiliar.