Gerenciar pedidos com eficiência é um requisito indispensável para a saúde dos negócios. Com prazos cada vez mais curtos e uma operação presente em diversos canais de venda, ter uma visão centralizada das vendas é um fator muito importante para garantir a entrega das mercadorias e a satisfação dos seus clientes.
No Eccosys, este controle pode ser feito pela tela "Pedidos de Venda". Além de reunir os pedidos realizados em sua plataforma, hub para marketplaces, sistemas externos ou no próprio ERP, esta tela permite realizar todas as ações necessárias para processar a venda de forma prática. Você pode visualizar, editar, clonar, imprimir, atualizar o status e encaminhar os pedidos para a próxima etapa do fluxo de expedição e/ou faturamento.
Neste manual, você aprenderá:
- Qual o fluxo básico de pedidos no Eccosys;
- Quais as situações de pedido no Eccosys;
- Como gerenciar pedidos de venda no Eccosys;
- Como cadastrar um pedido de venda manualmente;
- Como importar pedidos da loja virtual;
- Outras formas de criar pedidos de venda;
- Como enviar pedidos para Picking;
- Como finalizar pedidos de venda;
- Conclusão.
Qual o fluxo básico de pedidos no Eccosys
Do momento em que uma venda é realizada no site / marketplace até a sua entrega no destino final, existem diversas etapas realizadas pela loja virtual (ou empresas parceiras) para garantir que o pedido seja processado corretamente. Este processo é conhecido como "order fulfillment" ou "atendimento do pedido".
O fluxo de atendimento dos pedidos pode variar de acordo com a estrutura e volume da operação, mas geralmente inclui o uso de um sistema para gerenciar as vendas, separar e confirmar os itens, preparar o envio e emitir a nota fiscal.
A imagem abaixo ilustra o fluxo básico de pedidos no Eccosys. Estas atividades podem ser seguidas ou adaptadas de acordo com as necessidades da sua empresa.
Quais as situações de pedido no Eccosys
Ao longo do processamento de um pedido, ele irá assumir diferentes situações dentro do Eccosys.
As situações são alteradas de forma automática, respeitando as etapas de seu processo. Veja o que cada situação representa a seguir:
⬤ Aguardando pagamento: Indica que o pedido ainda não teve o pagamento confirmado.
⬤ Pagamento em análise: Indica que o pagamento do pedido está sendo validado.
⬤ Em aberto: Indica que o pedido teve seu pagamento confirmado.
⬤ Pronto para picking: Indica que o pedido foi enviado para a separação (Picking e Packing).
⬤ Atendido: Indica que o pedido concluiu todas as etapas e já pode ser enviado para o cliente.
⬤ Cancelado: Indica que houve desistência da compra pelo cliente.
◯ Entregue: Indica que o pedido chegou ao seu destino final. Identificado com um rótulo "Entregue".
Status disponíveis para operações que utilizam operador logístico:
◯ Enviado para a logística: Indica que o pedido foi enviado para separação pelo operador logístico. Disponível em operações que utilizam operador logístico.
◯ Retornado da logística: Indica que o pedido já foi separado pelo operador logístico e está aguardando a geração de NF-e. Disponível em operações que utilizam operador logístico;
As situações de pedidos do Eccosys podem ser comunicadas à plataforma ou hub. No entanto, para algumas integrações, é necessário realizar o mapeamento de situações entre os dois sistemas. Para isso, consulte a documentação referente à sua plataforma ou hub em nossa base de conhecimento, ou entre em contato com a nossa equipe de atendimento.
Além das situações descritas acima, você também pode criar status intermediários para organizar a sua operação. Cada situação personalizada fica atrelada a uma situação padrão do ERP. Dentro do Eccosys elas são chamadas de "situações secundárias". Clique aqui, para mais informações sobre as situações secundárias.
Como gerenciar pedidos de venda no Eccosys
Localizada em Vendas > Pedidos de venda, a listagem de pedidos no Eccosys possui recursos que facilitam a busca, identificação e edição de pedidos, de forma individual ou massiva.
Os elementos disponíveis nesta tela incluem:
- Filtros: Permite consultar pedidos por situação, unidade de negócio, produto, vendedor e disponibilidade do estoque.
- Pesquisa: Permite buscar pedidos pelo número (no Eccosys), ordem de compra (número do pedido na plataforma ou hub), ID (no Eccosys), cliente, transportadora e UF de destino.
- Botão Incluir um pedido: Permite cadastrar uma venda manualmente no Eccosys. Este processo é descrito na seção "Como cadastrar um pedido de venda manualmente".
- Botão Ações: Botão exibido na área superior da página, para realizar ações em massa ou em pedidos de venda selecionados.
- Totais: Informa a quantidade e valor total em reais das vendas exibidas na listagem. Estes valores são atualizados de acordo com os filtros selecionados.
- Menu de contexto: Botão exibido à direita de cada pedido na listagem, para realizar ações individuais como lançamentos e estornos de contas e estoques.
A exibição de pedidos pelo filtro "Disponibilidade de Estoque" varia com o que está parametrizado em Configurações > Empresa > Configurações Gerais aba vendas parâmetro "Pré-Picking". Esta exibição pode ser feita pela data de criação, data de pagamento e depósito que possuírem estoque disponível para todos os itens;Como alterar situação dos pedidos
A atualização de situações padrão acontece de forma automática, à medida que o pedido avança em seu fluxo.
É possível também alterar a situação manualmente, através do menu de contexto de cada pedido (botão com seta para baixo, ao lado do pedido na listagem).
Você também pode alterar as situações secundárias cadastradas em seu ambiente de forma manual, conforme descrito no manual de situações secundárias.
Cabe ressaltar que a situação secundária depende da situação principal à qual está vinculada. Desta forma, pedidos que estiverem com a situação "Em aberto" apenas poderão assumir as situações secundárias vinculadas à situação "Em aberto".
Como cadastrar um pedido de venda manualmente
Para inserir um novo pedido de venda manualmente, acesse Vendas > Pedidos de Venda e clique no botão "Incluir um pedido".
Você será redirecionado ao formulário de cadastro, cujas seções estão descritas a seguir.
Dados gerais
Nesta seção, são preenchidas as informações de identificação geral da venda, como número, data e unidade de negócio à qual pertence.
- Número: Número sequencial do pedido no Eccosys. Este campo é gerenciado pelo ERP e não deve ser editado.
- Ordem de compra: Número da venda em sistemas externos, como plataforma de e-commerce ou hub. No caso de pedidos manuais, seu preenchimento é opcional (para controle interno).
- Unidade de negócio: Caso trabalhe com múltiplas unidades de negócio no Eccosys, este campo é obrigatório para identificar a empresa que irá faturar o pedido.
- Data da venda: Data em que o pedido de venda foi realizado.
- Data do pagamento: Data em que o pagamento foi realizado. Campo indisponível para pedidos inseridos manualmente.
- Data prevista: Data estimada para entrega do pedido (se houver).
- Data/Hora agendada: Data agendada para entrega do pedido (se houver), de acordo com a modalidade de entrega acordada com o cliente.
- Data/Hora de entrega: Data e hora em que a entrega efetivamente ocorreu.
Dados do cliente
Nesta seção, é necessário informar os dados do cliente. Ao digitar parte do nome, o Eccosys irá buscar os cadastros existentes em seu ambiente e sugerir os resultados encontrados.
Você pode selecionar um destes clientes para vincular o pedido a ele, ou preencher os campos de identificação e endereço para criar um novo cadastro. Os dados do novo cliente serão registrados quando o pedido for salvo.
Endereço de entrega
Caso o endereço de entrega do pedido seja diferente do endereço no cadastro do cliente, selecione a opção "Usar outro endereço para entrega".
Ao fazê-lo, a seção "Endereço de Entrega" será exibida, e você poderá preencher os campos para identificar o destino de sua mercadoria.
Por padrão, o endereço destacado na NF-e será o do cadastro do cliente (endereço de cobrança). No caso de pessoas físicas, é possível destacar o endereço de entrega. Para isso, altere o parâmetro "Endereço do destinatário", disponível em Configurações > Empresa > Configurações gerais aba Notas Fiscais.Itens
A inclusão de produtos no pedido acontece na seção Itens. Para incluir um item, preencha o campo "Produto" com a descrição, código ou código EAN do item desejado. Ao digitar as primeiras letras ou números, o Eccosys irá buscar os cadastros existentes em seu ambiente e sugerir os resultados encontrados.
Clique no produto desejado para selecioná-lo. Se necessário, clique no botão "Adicionar outro item" para incluir mais itens.
- Produto: Nome, código e GTIN/EAN do produto (se houver).
- Quantidade: Quantidade comprada pelo cliente.
- Preço lista: Preço de venda do produto, com base no cadastro ou lista de preço.
- Desconto: Desconto percentual no item da venda. Note que o comportamento deste campo pode variar de acordo com o parâmetro "Tipo de desconto", definido em Configurações > Configurações Gerais, aba Vendas.
- Preço un.: Preço unitário de venda do item.
- Preço total: Valor total do produto, calculado com base na quantidade.
- Estrutura: Caso o produto seja um kit, exibe uma lista de seus componentes.
- Histórico: Exibe uma lista das últimas vendas do produto.
- Bonificação: Indica que o item é uma bonificação / brinde.
- Excluir: Remove o item e todas as suas quantidades do pedido.
- Saldo em estoque: Exibe informações de estoque físico e disponível do produto.
Caso utilize um leitor de código de barras em sua operação, é possível inserir os itens do pedido desta forma. Para isso, clique na opção "Adicionar Itens pelo Leitor", localizada no início da seção.Totais e impostos
A seção Totais e impostos é preenchida automaticamente pelo sistema, considerando a natureza de operação configurada como padrão de venda. Os valores são calculados com base nos produtos incluídos (seção Itens).
- Desconto: Valor total de desconto em reais aplicado ao pedido. Assim como o desconto individual nos itens, o comportamento deste campo pode variar de acordo com o parâmetro "Tipo de desconto", definido em Configurações > Configurações Gerais, aba Vendas.
- Frete: Valor total do frete.
- Total dos produtos: Somatório dos preços totais de todos os itens do pedido.
- Total da venda: Valor final do pedido, considerando itens, descontos e impostos.
- Juros: Valor de juros incidentes sobre a venda (se houver).
- Valor IPI: Valor do Imposto sobre Produtos Industrializados.
- Valor ICMS ST: Valor de substituição tributária do ICMS.
- Número de itens: Contagem automática de itens adicionados à venda.
- Quantidade: Somatório das quantidades informadas nos itens do pedido.
- Peso total dos itens: Peso total dos itens incluídos na venda, de acordo com os valores informados no cadastro dos produtos.
Pagamento
Nesta seção, é possível preencher as condições de pagamento do pedido num dos seguintes formatos:
- Dias: Prazo em dias para pagamento das parcelas. Exemplo: ao preencher o campo com "30 60 90", serão geradas 3 parcelas com as datas calculadas a partir da data atual.
- Parcelas: Número de parcelas desejadas para o pedido seguido de um "x" (vezes). Exemplo: ao preencher o campo com "2x", serão geradas duas parcelas com intervalo padrão de 30 dias.
- Dias + Parcelas: Combinação dos formatos descritos acima. Geralmente, é usado para casos em que há entrada com prazo diferenciado. Exemplo: ao preencher o campo com "15 +2x", serão geradas 3 parcelas, sendo a primeira para 15 dias, e as demais com intervalo padrão de 30 dias cada.
Outros campos disponíveis nesta seção:
- Categoria de receita e despesas: Seleção das categorias de receita e despesa previamente cadastradas em seu ambiente, para classificar o lançamento das contas.
- Ajustar valores manuais: Por padrão, os valores das parcelas são calculados pelo Eccosys a partir do valor do pedido. Caso deseje alterá-los manualmente, ative esta opção.
Informações de parcelas.
- Número: Número sequencial das parcelas.
- Dias: Prazo em dias, como definido no campo Condição de pagamento.
- Data: Data de vencimento da parcela, calculada com base na data atual e no campo Dias.
- Valor: Valor da parcela em reais.
- Enviar para: Campo utilizado para lançamento de contas/caixa.
- Forma de pagamento: Seleção da forma de pagamento da parcela.
- Observação: Campo de preenchimento opcional (obrigatório apenas para forma de pagamento "Outros").
- Excluir: Remove a parcela correspondente.
Transporte
Nesta seção, é preciso informar os dados da transportadora responsável pela entrega do pedido, bem como o tipo de frete e o peso da mercadoria embalada.
Dados adicionais
Por fim, é possível adicionar informações adicionais sobre o pedido nos últimos campos da venda.
O conteúdo do campo Observações será impresso com os detalhes da venda, e incluído como observação da NF-e ao faturar o pedido.
Já o campo Observações internas serve apenas para controle interno, e seu conteúdo será exibido apenas na tela do pedido.
Após preencher e revisar todos os campos, clique no botão "Salvar" para concluir o cadastro do pedido.
Como importar pedidos da loja virtual
Pedidos realizados na loja virtual ou hub para marketplaces podem ser importados automaticamente por meio de uma tarefa agendada.
Esta tarefa é configurada por nossa equipe de atendimento, e estará condicionada à situação do pedido selecionada na configuração. Por exemplo, é possível importar todos os pedidos realizados na loja, incluindo aqueles que estão aguardando pagamento, ou apenas os pedidos pagos.
Conforme a plataforma utilizada, será preciso realizar o mapeamento de situações no Eccosys. Para isso, consulte a documentação referente à sua plataforma ou hub em nossa base de conhecimento, ou entre em contato com a nossa equipe de atendimento.
Outras formas de criar pedidos de venda
Além das formas descritas anteriormente, seus pedidos de venda também podem ser incluídos no Eccosys por meio de:
- Propostas comerciais: Para operações que trabalhem com propostas comercias, é possível gerar um pedido a partir da receita, mantendo todos os itens e condições aprovadas.
- Importação de planilha: Caso possua pedidos de venda antigos ou gerados em outros sistemas, é possível importá-los para o Eccosys via planilha.
- Aplicativos externos: Integrações que utilizam a nossa API podem cadastrar pedidos usando o endpoint específico para esta finalidade.
Para saber mais sobre estas modalidades de criação de pedidos, consulte os artigos relacionados em nossa base de conhecimento, ou entre em contato com a equipe de atendimento.
Como enviar pedidos para Picking
Caso os pedidos em aberto possuam estoque disponível suficiente, é possível enviá-los para separação ou Picking. Desta forma, o responsável pelo processamento do pedido poderá dar sequência ao processo, localizando os itens necessários no estoque.
Em Vendas > Pedidos de venda, clique no menu de contexto (seta para baixo) do pedido desejado. No menu exibido, selecione a opção "Pronto para Picking".
Ao fazer isso, a situação do pedido será alterada, e ele passará a estar visível em Vendas > Picking e Packing.
Para sua segurança, as alterações de situação do pedido são registradas como ocorrências da venda. Assim, você pode saber a data e hora em que a venda foi atualizada, e qual o usuário responsável pela atualização. Para consultar as ocorrências da venda, clique no ícone que indica a situação do pedido (círculo colorido).Você também pode enviar múltiplos pedidos para Picking em uma única ação. Para isso:
- Selecione os pedidos desejados (marcando a caixa de seleção no início da linha), clique no botão "Ações" e depois em "Enviar selecionados para Picking"; OU
- Clique no botão "Ações" e depois em "Enviar todos os pedidos em aberto para picking".
O Eccosys também permite realizar este processo de forma automática.
Caso deseje que os pedidos com estoque disponível sejam enviados para Picking automaticamente, habilite a opção "Enviar vendas para Picking", em Configurações > Empresa > Configurações Gerais (aba Vendas). Clique aqui para saber mais sobre essa funcionalidade e seus requisitos.
Como finalizar pedidos de venda
A conclusão de um pedido se dá quando sua situação encontra-se no Eccosys como "Atendido" e seu estoque e contas a receber encontram-se lançados. Esta conclusão é feita automaticamente ao enviar sua Nota fiscal ao órgão emissor ou utilizando a opção "Finalizar Vendas" disponível no botão de ações em Vendas > Pedidos de venda e Vendas > Picking e Packing.
Conclusão
Como vimos, o fluxo de pedidos pode variar de empresa para empresa, mas envolve algumas etapas básicas de processamento.
Neste manual, descrevemos desde a importação da venda (da plataforma para o ERP) até a sua finalização, passando pelas fases de separação, embalagem e faturamento. Os lançamentos de estoque e contas também foram registrados, concluindo o processo.
Na listagem de pedidos, as etapas realizadas serão indicadas pelos ícones da coluna situação:
- "P" com fundo vermelho: Picking realizado;
- "N" com fundo vermelho escuro: Nota fiscal gerada;
- "E" com fundo azul: Estoque lançado;
- "C" com fundo verde: Contas lançadas.
