A expedição de pedidos é um processo que ocorre entre o recebimento das vendas pela loja e o envio das mercadorias ao consumidor final. Também chamado de Picking e Packing, suas atividades incluem a separação dos itens no estoque, conferência dos produtos, embalagem, e preparação para envio ou coleta pelo transportador.
Seja qual for o tamanho da sua operação, é muito importante ter um fluxo de expedição confiável e eficiente. A boa notícia é que o Eccosys possui uma solução bastante prática para otimizar a rotina de picking e packing.
A conferência dos itens pode ser feita de três formas: manualmente (informando as quantidades individuais), com o mouse (confirmando as quantidades por produto com um clique) ou usando um leitor de código de barras. Nesta última, todo o processo de separação, seleção de embalagens e confirmação de picking pode ser feito por "bipagem" (leitura dos itens).
De acordo com as suas configurações, a NF-e será gerada e autorizada automaticamente após a separação dos itens. Além disso, você pode definir o depósito para lançamento do estoque, controlar lotes, validades, endereçamento de itens e volumes para despacho da mercadoria.
Neste manual, você aprenderá:
- Quais as etapas do fluxo de expedição;
- Como realizar o Picking e Packing no Eccosys:
- De forma manual;
- Com o mouse (Picking com clique);
- Com um leitor de código de barras.
- De forma manual;
- Como gerar a nota fiscal do pedido após o Picking;
- Como imprimir etiquetas e DANFE no Picking;
- Como realizar o despacho das mercadorias.
Quais as etapas do fluxo de expedição
Embora a rotina de expedição possa variar de acordo com o tamanho da equipe, volume de pedidos e espaço físico, algumas etapas são recomendadas para reduzir a chance de erros e manter a qualidade do processo.
No exemplo a seguir, descrevemos um fluxo de expedição bastante comum no e-commerce:
- Separação: Com uma lista de separação (romaneio), o operador localiza e separa todos os itens dos pedidos com estoque disponível.
- Conferência: Após a separação, os itens são conferidos manualmente ou "bipando" cada produto com um leitor de códigos de barras.
- NF-e + etiqueta: Na sequência, os itens são faturados. As notas fiscais e etiquetas de transporte dos pedidos são enviadas para impressão.
- Coleta ou envio: Pedidos enviados por transportadora terão uma ordem de coleta; pedidos dos Correios, uma pré-lista de postagem (PLP).
Como realizar o Picking e Packing no Eccosys
Listagem e filtros
A listagem de pedidos em separação é exibida em Vendas > Picking e Packing. Os pedidos estão divididos em abas por status do processo:
- Todos: Pedidos com picking em aberto ou em andamento.
- Em aberto: Pedidos de venda encaminhados para o picking que estão aguardando impressão do romaneio.
- Em andamento: Pedidos que tiveram o romaneio impresso e estão aguardando a separação/confirmação dos itens.
- Picking Realizado: Após a etapa de confirmação da separação, os pedidos passam para essa aba, onde aguardarão a emissão de NF-e.
- Caso utilize a nossa geração automática de NF-es, os pedidos passarão para a próxima aba de forma automática.
- Caso utilize a nossa geração automática de NF-es, os pedidos passarão para a próxima aba de forma automática.
- Coleta não definida: Pedidos que ainda não possuem uma ordem de coleta ou lista de postagem gerada.
- Concluído: Pedidos que concluíram as etapas anteriores serão exibidos nesta aba, indicando que o processo de expedição está finalizado.
Os filtros disponíveis podem ser visualizados ao clicar no botão "Filtros". É possível filtrar os pedidos por data ou período (com base na data do pedido ou de pagamento), depósito, estado, canais de venda e unidades de negócio (caso trabalhe com múltiplos CNPJs no Eccosys). Você também pode definir o critério para ordenação dos pedidos no campo "Ordenar por".
Além dos filtros, você pode utilizar a pesquisa para localizar pedidos específicos. Para isso, preencha o campo com o termo desejado, selecione o tipo de informação (clicando no botão com ícone de uma seta para baixo, à direita do campo de pesquisa) e pressione "Enter" no seu teclado. Caso algum filtro tenha sido aplicado, ele também será considerado para exibir os resultados da busca.
As colunas da tabela de pedidos estão descritas abaixo, e variam de acordo com a etapa em que o pedido se encontra:
- Número do pedido: Número interno do pedido no Eccosys;
- Canal de venda: Canal de venda em que o pedido foi realizado (ex.: Loja principal, Mercado Livre, Amazon...);
- Ordem de compra: Número do pedido no canal de venda;
- Canal de venda: Canal de venda em que o pedido foi realizado (ex.: Loja principal, Mercado Livre, Amazon...);
- Criação: Data em que o pedido foi criado no ERP;
- Pagamento: Data de pagamento do pedido (informação recebida da loja virtual );
- Cliente: Nome do cliente;
- Transportador: Nome da empresa responsável pelo transporte do pedido;
- Status da Nota: Se o pedido possui ou não NF-e gerada;
- Situação: Se a separação está em aberto, em andamento ou concluída;
- UF: Informação do estado que será enviado o pedido.
Caso haja ações disponíveis para os pedidos, elas serão exibidas:
- Em um botão com ícone de seta para baixo (menu de contexto), localizado na última coluna da tabela.
- No botão "Ações", ao lado do botão "Filtros".
Impressão de romaneio
Para imprimir a lista com os itens que precisam ser separados (romaneio), clique no botão "Ações" e selecione a opção "Imprimir Romaneio dos pedidos selecionados".
Será exibida uma janela onde você deverá selecionar quais informações devem constar no romaneio.
Selecione os campos desejados e clique em "Gerar". O romaneio será aberto em uma nova aba/guia do seu navegador.
Picking manual
O Eccosys oferece três formas de realizar a separação dos itens. A primeira delas é o Picking manual.
Para iniciá-lo, basta clicar no pedido desejado, na aba "Todos" ou "Em aberto" da tela de Picking e Packing.
Ao entrar no pedido, digite ou cole o GTIN/código de cada produto no campo indicado, e pressione Enter em seu teclado. Você ouvirá um som de "bipe" confirmando a leitura de uma unidade.
O último item lido e a quantidade total acumulada serão exibidos ao lado do campo "GTIN ou código" (mensagem em azul).
O processo deve ser realizado para todos os produtos e quantidades do pedido.
Não é necessário seguir uma ordem específica. Quando todas as unidades de um item forem lidas, a linha será pintada de verde.
Após concluir a leitura de todos os itens, você será direcionado às seções de Totais e Dados de transporte, onde deverá preencher os seguintes campos:
- Peso Liquido: Peso do produto, informado em seu cadastro;
- Peso bruto: Peso do produto + embalagem, também informado no cadastro;
- Transportador: Nome da transportadora responsável pela entrega;
- Embalagem: Seleção de embalagem previamente cadastrada em Configurações > Suprimentos > Embalagens;
- Dimensões da embalagem: Altura, largura e comprimento, informados no cadastro da embalagem selecionada;
- Peso transportadora: Peso informado à transportadora;
- Quantidade de volumes: Quantidade de volumes a serem transportados;
- Espécie de volume: Tipo dos volumes que serão transportados (ex.: caixa, envelope).
Valide todos os campos e clique no botão "Confirmar".
Picking com clique
Naturalmente, o processo de Picking manual pode se tornar inviável para operações com um grande número de pedidos ou itens.
Nestes casos, uma alternativa é habilitar a opção "Picking com clique", disponível em Configurações > Empresa > Configurações Gerais (aba Picking).
Ao definir este parâmetro como "Sim", sua tela de Picking passará a exibir algumas ações na tabela de itens. São elas:
- Remover uma unidade: Reduz uma unidade da quantidade lida de um item;
- Adicionar uma unidade: Adiciona uma unidade à quantidade lida de um item;
- Confirmar item: Confirma todas as unidades do item em um único clique;
- Excluir item: Zera a quantidade lida do item, sendo necessário reiniciar sua leitura.
Assim como no Picking manual, os itens com leitura concluída serão pintados de verde, e você deve confirmar o picking após preencher os dados de transporte.
Picking com leitor de código de barras
A terceira e última forma de realizar o picking no Eccosys é recomendada para operações que precisem de agilidade máxima no processo de expedição. O "Picking pelo leitor" permite conferir os itens do pedido usando um leitor de código de barras.
Para iniciá-lo, marque a opção "Realizar picking pelo leitor" na listagem de Picking e Packing.
Em seguida, clique no botão "Ações" e selecione as opções "Imprimir código de barras das embalagens" e "Imprimir código de barras para ações rápidas". Os códigos de barras serão abertos em uma nova aba/guia do seu navegador.
Ações Rápidas
A função "Voltar para o Picking" possui modal próprio, e só pode ser utilizada quando ele estiver disponível em tela.
Embalagens
Por fim, informe o tipo de elemento que será bipado no campo de busca. Este elemento deve estar presente na etiqueta de romaneio.
Ao ler o código de barras no campo de busca, o pedido será aberto em tela.
Confirme a separação dos produtos bipando os códigos de barras de todos os produtos e quantidades. Assim como no Picking manual, os itens com leitura concluída serão pintados de verde.
Utilize o código de barras da embalagem para selecionar a embalagem e dimensões pré-cadastradas.
Por fim, leia o código de barras "Confirmar separação" para encerrar o processo.
Como gerar a nota fiscal do pedido após o Picking
Com a separação confirmada, o seu pedido saíra da aba "Em andamento" para "Picking realizado". Isto permitirá que você gere e emita sua nota fiscal.
O processo de geração e autorização de nota fiscal também pode ocorrer de maneira automática, logo após a confirmação do pedido. A opção "Realizar Processo de Nota Fiscal" pode ser ativada em Configurações > Empresa > Configurações Gerais (aba Picking).
Como imprimir etiquetas e DANFE no Picking
As etiquetas de Correios/Transportadora e o DANFE também podem ser impressos na tela de picking. Para isso, localize as opções correspondentes no botão "Ações", e também no menu de contexto dos pedidos com picking realizado ou concluído.
Como realizar o despacho das mercadorias
Após finalizar separação dos produtos e o faturamento, é possível gerar a ordem de coleta (Transportadora) ou PLP (Correios). Ambos os serviços encontram-se disponíveis no menu principal, no módulo de Vendas.
Conclusão
Seguir uma rotina de expedição organizada e previsível ajuda a evitar complicações, como erros operacionais, insatisfação e reclamações, prejuízos e penalizações dos marketplaces.
Com o Eccosys, os pedidos são importados sem intervenção manual, a lista de separação é gerada com facilidade, a conferência dos itens pode ser feita rapidamente (com leitor de código de barras), notas e etiquetas podem ser impressas automaticamente e a ordem de coleta/PLP pode ser emitida com apenas alguns cliques.
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Em caso de dúvidas, nosso time de suporte está à disposição para auxiliar.