Para criar um pedido de venda e gerar notas fiscais em um sistema, é necessário que os dados do cliente estejam devidamente cadastrados em seu sistema ERP. Estes dados são são incluídos de diferentes formas, e podem ser alterados manualmente ou via importação de novos pedidos de venda.

Manter o cadastro de clientes atualizado e cuidar para que suas informações estejam sempre em consonância com a realidade, acessíveis e organizadas, não só poupa o tempo das equipes, mas também facilita a comunicação, evita a ocorrência de erros, fraudes e outros prejuízos..

Para isto, o Eccosys, dispõe ferramentas que possibilitam a inclusão e edição destes dados,  sendo elas:

1. Via preenchimento de formulário em tela de cadastro de clientes,
   
2. Manualmente ao criar um pedido de venda;
3. Massivamente via importação de planilha;
   
4. Automaticamente por importação de pedidos da plataforma.

Neste manual, você aprenderá a:

1. Como cadastrar cliente por tela de cadastro;
2. Como exportar cadastros de clientes via planilha;
   
3. Como alterar endereço do cliente;
4. Como incluir ou alterar clientes via importação de planilha;
5. Funcionalidades da tela de cadastro de cliente;
6.  Resultado

Como cadastrar cliente por tela de cadastro

Para incluir um novo cliente, acesse Cadastros > Clientes e clique no botão "Incluir um cadastro", ao selecionar esta opção a tela de cadastro, os campos das abas de Dados gerais, Endereço e  e Dados adicionais deverão ser preenchidos, segue explicação sobre as abas e campos:

Aba Dados Gerais: Lembre-se que esses dados serão utilizados para emissão da Nota Fiscal.

1. Tipo de Pessoa:
   1. Jurídica: Serão exibidos os campos CNPJ e Inscrição Estadual;
   2. Física: Serão exibidos os campos CPF e RG;
   3. Estrangeiro: Serão exibidos os campos País e Identificador de Destinatário Estrangeiro.
2. Identificador:
   1. Contribuinte ICMS: Pessoas jurídicas e físicas que possuem Inscrição Estadual normalmente se enquadram nesse caso.
   2. Contribuinte isento de IE: Contribuintes isentos de Inscrição Estadual se encaixam nesse caso. Não confunda com a ausência de Inscrição Estadual.
   3. Não contribuinte(com ou sem IE): Normalmente pessoas físicas e estrangeiros se encaixam nesse caso.

É possível consultar as informações de clientes PJ através de consulta na base da Receita Federal. Para isso, basta informar o CNPJ do cliente/fornecedor e clicar os dados dele através do ícone em forma de globo, localizado ao lado do campo CNPJ:

Aba Endereço: Aqui você preenche as informações do endereço do cliente:

O sistema utiliza cidades que são reconhecidas pelo IBGE, no momento da digitação, aguarde o sistema sugerir a cidade da listagem e então clique sobre ela para selecionar.

Aba Dados Adicionais:

Nessa aba, você poderá:

1. Alterar a situação do cadastro;
2. Definir o tipo de contato = Cliente;
   
3. Vincular um vendedor ao cliente;
   
4. Informações sobre Segmento e limite de crédito;
   
5. Preencher a Inscrição Suframa, se o cliente tiver domicílio na Zona Franca de Manaus;
   
6. Informações sobre Segmento e limite de crédito;
7. Definir prazos para pagamento;
8. Incluir observações e descrições referente ao seu cliente.
   

Após incluir os dados desejados, salve seu cadastro.

Como exportar cadastros de clientes via planilha.

Pode ser que você ou sua equipe em algum momento se depare com a necessidade de exportar os cadastros de seus clientes via planilha, no Eccosys esta função encontra-se disponível em Cadastros > Clientes.

Ao abrir a tela, selecione os cadastros que deseja exportar, ou marque todos pelo Chech-box superior para "Selecionar Todos":

Ao selecionar a segunda opção "Exportar dados para planilha" no botão de "Ações", um arquivo .xls será baixado em seu computador. As informações expressas nesta planilha podem ser alteradas e incluídas novamente em seu Eccosys.

Como alterar endereço do cliente

O Eccosys realiza uma consulta sobre os dados do cliente, sempre que acontece a importação de pedidos de venda para identificar se os dados do consumidor são para um novo cadastro ou se trata de um cadastro já existente em seu banco de dados

Nesta consulta, o Eccosys começa uma busca pelo CPF do cliente.

1. Caso encontre, atualizamos o endereço do cliente sobrescrevendo o endereço informado no cadastro pelo endereço de cobrança (se houver) ou pelo endereço de entrega (caso não haja informação específica de cobrança). 
2. Caso o cliente não exista no Eccosys, um novo cadastro será criado com o endereço disponibilizado na plataforma, preenchendo o endereço do cadastro com o endereço de cobrança (se houver)

O endereço de entrega será informado no corpo do Pedido/Nota fiscal, para identificação da entrega.

O Endereço poderá ser alterado manualmente em Cadastro > Cliente aba "Endereço", para correta identificação do cliente sobre as vendas internas criadas diretamente no eccosys.

Como incluir ou alterar clientes via importação de planilha

No Eccosys é possível incluir os cadastros  de clientes salvo em outro sistema ou arquivo.

Acesse Configurações > Outros > Importação de planilha. É possivel baixar nesta tela uma planilha modelo com as informações necessárias para o Eccosys, para isso, clique em "contatos.xls" informada na coluna "Modelo":

Preencha as colunas informadas nesta planilha, atente-se aos campos da coluna"Tipo pessoa" ela deve estar informada como Cliente, para identificar que o contato a ser salvo se trata de um cliente.

Após finalizar o preenchimento, formate sua planilha como texto. Salve-a nomeada como contatos.xls e compacte  em arquivo .zip.

A inclusão de sua planilha, será feita nesta mesma tela, em Configurações > Outros > Importação de planilha. Para isso selecione o tipo de cadastros que está sendo incluído/alterado localizado na coluna "Planilha"

Na parte inferior da tela, arraste o arquivo .zip para  a área de upload ou clique nela para procurar o arquivo, após, clique no botão "Importar Dados". 

Ao finalizar a importação dos dados, será exibida a mensagem "Terminada Importação". Caso ocorra algum erro, uma mensagem indicando o problema será exibida.

Atenção!É necessário preencher a coluna "Vendedor" da sua planilha, com o Id do vendedor disponível na url do seu cadastro, exemplo: 
https://eccosys.com.br/vendedores.php#edit/1104871540Somente assim, o eccosys conseguirá identificar o vendedor a ser vinculado no cadastro dos clientes.

Funcionalidades da tela de cadastro de cliente

Busca

Utilize o campo de pesquisa para localizar um contato. Esta busca pode ser feita através das opções descritas abaixo:

Filtros de consulta: Na tela você terá acesso a filtros, que permitirão você localizar contatos pela Situação, Vendedor, Município, Estado e Data de Criação:

Através do botão "Ações", temos algumas funcionalidades que podem ser feitas de forma massiva, como vimos anteriormente, exportar por planilha e excluir selecionados são algumas delas:

Caso queira realizar a impressão dos contatos (clientes) cadastrados em seu Eccosys utiliza o Ícone de impressora disponível ao lado do botão de ações.

Para realizar operações ou configurações em apenas um cadastro, clique no "menu de contexto" do cadastro desejado (setinha para baixo), nela teremos as seguintes opções:

1. Tornar cliente um vendedor;
   
2. Vincular Natureza de operação (para operações de saída);
   
3. Ver pedidos deste cliente;

Conclusão

O cadastro de seus clientes, estará disponível para visualização e edição de Cadastros > Clientes.

Em caso de dúvidas, nosso time do suporte está à disposição para auxiliar.