Neste material, explicaremos de forma detalhada como a tarefa agendada de atualização do estoque mínimo e máximo é executada. O objetivo dessa tarefa é ajustar os níveis de estoque com base nas vendas e na curva ABC de um período determinado.

Neste manual, você aprenderá a:

• Objetivo do cálculo automático de estoque mínimo e máximo

• Como preparar o ambiente;

• Configurações dos parâmetros;

• Exemplo do cálculo automático; e

• Executando a rotina.

Entendendo o objetivo do cálculo automático de estoque mínimo e máximo

A funcionalidade de atualização automática de estoque mínimo e máximo foi desenvolvida para auxiliar o lojista a prever a quantidade ideal de produtos que precisa manter em estoque, com base nas vendas recentes. O objetivo é garantir que a operação esteja sempre preparada para atender a demanda, sem excessos ou rupturas de estoque.

A ferramenta analisa a média de vendas de um período anterior e calcula automaticamente quantas unidades de cada produto devem estar disponíveis para suprir a demanda dos próximos dias.

Termos importantes para compreender a funcionalidade:

• Estoque mínimo: Quantidade mínima que o sistema sugere manter em estoque para cobrir as vendas previstas para os próximos X dias.
  
  

• Estoque máximo: Quantidade ideal para cobrir um período maior, geralmente X + 30 dias, ajudando a manter uma margem de segurança.
  
  

• Dias de cobertura: Quantos dias futuros o estoque deve ser capaz de atender.
  
  

• Dias de análise: Quantos dias passados o sistema deve considerar para calcular a média de vendas.
  
  

Elementos envolvidos no processo:

• Cadastro de produtos: Os campos de estoque mínimo e máximo são atualizados diretamente no cadastro dos produtos.
  
  

• Ferramenta de compras: Utiliza os dados calculados para prever quais produtos precisam ser comprados e em que quantidade.

• Permissões: Apenas usuários administradores conseguem configurar a funcionalidade, já que as opções estão localizadas em Configurações > Empresa > Configurações Gerais.
  

Preparação do ambiente

A preparação do ambiente é bastante simples. Para utilizar a funcionalidade de atualização automática de estoque mínimo e máximo, basta contratar o complemento diretamente pela Loja de Complementos do Eccosys.

Após a contratação, a funcionalidade será habilitada automaticamente em sua conta, e você poderá configurar os parâmetros conforme a necessidade da sua operação.

Configuração dos parâmetros

Após a ativação do módulo, basta acessar o caminho: Configurações > Empresa > Configurações Gerais > Estoque > Atualização Automática de Estoque Mínimo e Máximo.

Abaixo, apresentamos uma explicação detalhada de cada campo:

• Dias para análise de movimentação: Refere-se ao número de dias a serem considerados para o cálculo das unidades vendidas por produto, com base nas curvas ABC.

• Produtos considerados na atualização: Define se serão levados em conta apenas os produtos com a opção de cálculo automático de estoque mínimo e máximo ativada (disponível na aba Detalhes do cadastro do produto), ou se todos os produtos serão incluídos no processo.

• Valores mínimos possíveis: Refere-se aos valores mínimos definidos para o estoque mínimo e máximo. Caso o cálculo do estoque mínimo de um produto seja inferior ao valor configurado, o sistema considerará o valor da configuração, não o do cálculo.

• Dias de cobertura com base em Curva ABC: Determina a quantidade de dias futuros a ser considerada para o cálculo das quantidades. Por exemplo, se um produto tem uma média de vendas de 2 unidades por dia e a cobertura é de 30 dias, o estoque mínimo será de 60 unidades.

• Porcentagens consideradas na Curva ABC: São as porcentagens que o cálculo das curvas ABC utilizará para determinar a prioridade de reposição de estoque.

• Metodologia: Define a abordagem das curvas ABC, podendo ser baseada em unidades vendidas ou no valor das vendas.

• Utilizar para cálculo: Indica se o cálculo será realizado com base nas notas fiscais ou nos pedidos realizados.

Exemplo do cálculo automático

A seguir, explicamos os passos que o Eccosys segue para calcular os valores de cada campo:

1. O Eccosys começa analisando as saídas do produto nos últimos 30 dias.

2. Esse valor é então dividido por 30, para determinar a quantidade média de produtos vendidos por dia durante esse período.

3. A média diária de unidades vendidas é multiplicada pelo campo de cobertura especificado.

Por exemplo, caso seja definida uma cobertura mínima de 15 dias, o cálculo seria realizado da seguinte forma:

(SAÍDAS NOS ÚLTIMOS 30 DIAS / 30) X 15 DIAS DE COBERTURA = ESTOQUE MÍNIMO

O mesmo se aplica para o cálculo de estoque máximo, com diferença de que, neste caso, somam-se 30 dias adicionais à cobertura mínima definida, garantindo uma margem de segurança maior no estoque.

Fluxos alternativos

Além da tarefa agendada de atualização em massa, o cálculo automático de estoque mínimo e máximo também pode ser realizado individualmente em cada produto.

Se desejar atualizar um produto de forma pontual, basta:

• Acessar o cadastro de produtos;

• Localizar o item desejado e ir até a aba Detalhes;

• Ativar a opção Cálculo Automático de Estoque Mínimo.

Nesse caso, o cálculo será executado imediatamente para o produto selecionado, considerando o valor configurado nos campos de dias de cobertura da aba "Detalhes".

Importante: O período de análise neste fluxo é fixo em 30 dias e não poderá ser alterado manualmente.

Executando a rotina

Com a configuração realizada, a tarefa de atualização automática de estoque mínimo e máximo será executada a cada 7 dias, ajustando os valores diretamente na aba "Detalhes" do cadastro do produto, conforme os parâmetros definidos.

O intervalo mínimo permitido para a execução desta tarefa é de 7 dias. Não é possível configurá-la para rodar com uma periodicidade menor do que essa, garantindo assim uma análise consistente baseada no volume de vendas.

O mesmo se aplica para o cálculo de estoque máximo, com diferença de que, neste caso, somam-se 30 dias adicionais à cobertura mínima definida, garantindo uma margem de segurança maior no estoque.

Conclusão 

Com a atualização automática do estoque mínimo e máximo, sua operação ganha mais controle, previsibilidade e eficiência no gerenciamento de estoque, reduzindo perdas e aproveitando melhor as oportunidades de venda.

Em caso de dúvidas, nosso time de suporte está à disposição para auxiliar.