Criar contas a pagar/receber via planilha
O Eccosys oferece uma solução eficiente para o controle financeiro, facilitando o gerenciamento de contas a pagar e a receber. Além de nossa automação, que registra automaticamente as contas no módulo financeiro, também disponibilizamos a funcionalidade de importação massiva de dados por meio de planilhas. Esta ferramenta permite que você cadastre rapidamente múltiplas contas de uma só vez, economizando tempo e otimizando o fluxo financeiro.
Neste manual, você aprenderá como:
Importar e utilizar a planilha modelo.
Conhecer os campos padrões exigidos na planilha.
Atualizar e fazer o upload da planilha no sistema.
Exportação da Planilha Padrão
Para exportar a planilha padrão, siga os seguintes passos:
Acesse o menu: Configurações > Outros > Importação de Planilhas e Imagens.
Na tela de registros, clique em "Importar arquivo".
Você será redirecionado para a tela de importação, que é dividida em três etapas:
Seleção de Modelo
Carregamento de Arquivo
Validação de Envio
1. Seleção de Modelo
Nesta primeira etapa, é necessário escolher um dos modelos fornecidos pela Eccosys. Estes modelos são específicos para o tipo de dado que será importado, garantindo que a planilha siga o formato correto para o sistema. Neste caso modelo “Contas a Pagar/Receber”. E por fim, “Baixar modelo”.
Definições dos Campos da Planilha
Para garantir que a importação seja realizada com sucesso, é fundamental seguir as instruções abaixo e preencher os campos corretamente na planilha:
Número da Nf-e: Informe somente o número da nota fiscal relacionada à conta.
Fornecedor: Insira o nome do fornecedor, cliente ou contato. É importante que o contato já tenha sido previamente cadastrado no Eccosys.
Vencimento: Insira a data de vencimento da parcela.
Parcelas: Informe a quantidade de parcelas que devem ser geradas para essa conta.
Valor: Insira o valor de cada parcela.
Categoria: A categoria deve ser preenchida com categorias de receita ou despesa já existentes no Eccosys.
Histórico: Este é um campo descritivo onde você pode adicionar informações sobre o histórico e observações relacionadas à conta.
Emissão: Informe a data de emissão da nota fiscal relacionada à conta. Exemplo: 30/04/2021.
Documento: Insira o número e série da nota atrelada. Exemplo: 000333/02 (nota nº 33, série 2).
Receber/Pagar: Indique se trata-se de uma conta a Receber ou a Pagar. Para contas a receber, preencha com "R". Para contas a pagar, preencha com "P".
Importante: As planilhas do Eccosys não podem ter filtros aplicados, cores, caracteres especiais, fórmulas ou qualquer outro formato diferente de letras e números. Além disso, todas as células devem estar configuradas como formato de TEXTO.
2. Carregamento do arquivo
Preencha as informações desejadas na planilha ou prepare os arquivos de imagem para importação.
O arquivo .xls ou o conjunto de imagens devem ser compactados em um arquivo .zip.
Na etapa "Carregamento do arquivo" você poderá arrastar o arquivo desejado para a área de upload, ou clicar na área para localizar o arquivo em seu computador. Caso o arquivo tenha o formato esperado e não exceda o limite, você poderá avançar para a próxima etapa.
3. Validação do arquivo
Na terceira etapa, o Eccosys irá validar as colunas da planilha importada em relação ao modelo esperado.
Um resumo com o total de registros (linhas na planilha) será exibido na tela;
Se houver alguma coluna destacada em vermelho, não será possível avançar para a próxima etapa. Isto porque a coluna em questão não foi encontrada no modelo. Neste caso, você terá que revisar a planilha original, identificando qualquer inconsistência entre as colunas informadas e o modelo esperado pelo Eccosys.
Caso a planilha passe na etapa de validação, clique em "Importar planilha" para realizar a importação dos registros.
Uma mensagem de sucesso será exibida caso a importação seja concluída sem erros.
4. Situação e ações das planilhas
Cada arquivo enviado será exibido na listagem de importações com sua respectiva situação:
Após concluir a importação, suas contas serão registradas em "Finanças > Contas a Receber" ou "Finanças > Contas a Pagar", conforme o caso.
Conclusão
A importação de contas via planilha oferece uma solução prática e eficiente para quem precisa integrar dados financeiros de sistemas terceiros ao Eccosys. Com essa funcionalidade, é possível realizar a gestão de contas a pagar e a receber de forma precisa e ágil, garantindo um fluxo de trabalho mais organizado e otimizado. Ao seguir as etapas corretamente, você assegura que a importação ocorra sem erros, facilitando o controle financeiro da sua empresa.
Próximos passos
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