A nota fiscal desempenha um papel crucial no registro de transações de venda. Além de ser uma obrigação legal, a emissão de notas fiscais é fundamental para o correto recolhimento de impostos e o cumprimento das normas tributárias.
O Eccosys oferece aos seus usuários uma solução completa e eficiente, permitindo a geração de notas fiscais de entrada e saída de forma prática e confiável.
Nesta documentação veremos detalhadamente o processo de emissão de notas fiscais no Eccosys, garantindo conformidade fiscal e agilidade para os clientes.
Neste manual você aprenderá:
- Como gerenciar notas fiscais;
- Quais são as situações de notas fiscais;
- Como criar uma nota fiscal manualmente;
- Como criar uma nota fiscal a partir de um pedido de venda;
- Como criar notas fiscais em lote;
- Como enviar uma nota fiscal à SEFAZ.
Como gerenciar notas fiscais
As notas fiscais registradas no ERP são gerenciadas em Vendas > Notas Fiscais para as notas fiscais de saída, e Suprimentos > Nota de entrada para as notas fiscais de entrada. Ambas as telas possuem filtros e campos de busca que auxiliam na identificação e execução de processos individuais e/ou em lote. Os elementos disponíveis nesta tela incluem:
- Filtro: Permite consultar notas fiscais por situação, unidade de negócio, natureza de operação, vendedor e período;
- Pesquisa: Permite buscar notas pelo número, ordem de compra (número do pedido na plataforma ou hub), Pedido de venda (no Eccosys), cliente, transportadora e UF de destino;
- Botão Incluir uma nota: Permite cadastrar uma nota manualmente no Eccosys. Este processo é descrito na seção "Como cadastrar uma nota manualmente".
- Botão Ações: Botão exibido na área superior da página, para realizar ações em massa ou em notas selecionadas;
- Totais: Informa a quantidade e valor total em R$ das notas exibidas na listagem. Estes valores são atualizados de acordo com os filtros selecionados;
- Menu de contexto: Botão exibido à direita de cada nota na listagem, para realizar ações individuais como lançamentos e estornos de contas e estoques.
Quais são as situações de notas fiscais no Eccosys
Ao longo do processamento de uma nota, ela irá assumir diferentes situações dentro do Eccosys.
As situações são alteradas de forma automática, respeitando as etapas de seu processo. Veja o que cada situação representa a seguir:
- Pendente: Situação utilizada para identificar notas de saída que não foram enviadas ao órgão emissor;
- Emitida: Informa que a transação (envio) foi criada e está disponível para consulta;
- Cancelada: Identifica que o documento fiscal encontra-se cancelado diante do órgão emissor;
- Enviada - Aguardando Recibo: Informa que o documento foi envido, porém devido a instabilidade no SEFAZ não ocorreu o envio de informação se a nota foi, ou não, autorizada;
- Rejeitada: Informa que o documento foi rejeitado pelo órgão emissor;
- Autorizada: Situação utilizada para identificar que a nota foi autorizada pelo SEFAZ e que os produtos referentes a ela poderão ser enviadas ao cliente;
- Emitida DANFE: Informa que a transação (envio) foi criada e está disponível para consulta;
- Registrada: Indica que o documento (nota de entrada) foi criado no Eccosys porém não foi enviado ao SEFAZ;
- Enviada - Aguardando Protocolo: Informa que o documento foi envido, porém devido a instabilidade no SEFAZ não ocorreu o envio de informação se a nota foi ou não, autorizada;
- Denegada: Indica que existe inconsistência no cadastro do cliente diante o SEFAZ, a numeração do documento não poderá ser utilizada ou cancelada.
Como criar uma nota fiscal manualmente
Cabeçalho
Para preencher o formulário de uma nota fiscal, acesse Vendas > Notas Fiscais > Incluir uma Nota Fiscal para notas de saída e Suprimentos > Notas de Entrada > Incluir uma Nota de Entrada para gerar notas de entrada. No cabeçalho da nota serão exibidos o tipo movimentação, a série da nota, e o número sequencial.
- Natureza de operação: Para poder gerar uma nota fiscal manualmente, você deverá ter a natureza de operação cadastrada e configurada como padrão para a operação "Padrão Venda" e "Padrão Venda". Essa natureza pode ser alterada no momento da edição da nota, caso necessário.
- Regime: O campo de regime tributário será definido pela configuração de sua empresa informado em Configurações > Empresa > Dados da Empresa.
- Finalidade: Por padrão, a finalidade virá como "NF-e normal" mas poderá ser alterada durante a criação de sua Nota se for necessário.
Destinatário e Fornecedor
Nos dados de destinatário, informe o nome do cliente. O Eccosys irá apresentar sugerir os clientes que possuem cadastros semelhante com o que foi digitado. Caso seja um novo cliente, preencha os campos com seus dados cadastrais e endereço.
Endereço de entrega
Caso a entrega seja um endereço diferente do endereço de cobrança, selecione o check-box de "Usar outro endereço para esta nota fiscal" e inclua os dados necessários para que aconteça a entrega no local informado por seu cliente.
Ao preencher os campos "clientes", "cidade" e "transportadora" o Eccosys irá lhe sugerir cadastros já registrados. Selecione o desejado para concluir sua emissão.
Caso desejar sobrescrever o endereço do destinatário com o endereço de entrega para fins de partilha de ICMS, temos o parâmetro "Sobrescrever endereço de Cobrança pelo de Entrega" que se encontra em Configurações > Notas Fiscais > ICMS em operações Interindividuais aba Dados Gerais.
Também é possível configurar no ambiente para que seja informado o endereço de entrega na impressão das Notas fiscais. Caso exista a informação no corpo da Nota, esta mudança se reflete apenas na impressão e não alterando a estrutura do seu XML. Este parâmetro se encontra disponível em Configurações > Empresa > Configurações Gerais aba Nota Fiscal parâmetro "Endereço impresso no destinatário da DANFE quando Pessoa Física".
Produtos e totais
Na sequência, será necessário adicionar os itens e quantidades à nota fiscal, e conferir os impostos que serão automaticamente aplicados conforme cadastrados na natureza de operação.
Transporte
Para emitir sua NF-e adicione o tipo de frete e os dados da transportadora responsável pelo transporte dos produtos.
Os tipos de frete são:
- Contratação por conta do remetente (CIF);
- Contratação por conta do destinatário (FOB);
- Contratação por conta de terceiros;
- Transporte próprio por conta do remetente;
- Transporte próprio por conta do destinatário;
- Sem ocorrência de transporte.
Pagamento
As movimentações faturadas devem conter registros de contas a receber ou contas a pagar, e as parcelas podem ser informadas das seguintes formas:
- Dias: Quando preenchido apenas com dígitos;
- Parcelas: Quando preenchido com dígitos e a letra x
- Dias + parcelas: Quando preenchido com dígitos espaço, sinal de +, espaço dígitos seguido por x;
Preencha o campo de condição de pagamento e selecione a opção "Gerar Parcelas".
Os campos de "categoria de receita e despesas", "Enviar para" e "Forma de pagamento" possuem sugestões padrões do sistema, que podem ser alterados manualmente em suas emissões.
Atenção!
- As formas de pagamento disponíveis são padrões da SEFAZ, este tipo de cadastro não pode ser criado ou editado pelos usuários do sistema;
- É obrigatório informar detalhes no campo de observação caso a forma de pagamento seja "Outros".
Após preencher todas as informações, clique no botão "Salvar".
Dados Adicionais
A seção de dados adicionais é contemplada por:
- Depósito: Identifica o depósito responsável pela movimentação física dos produtos informados na nota;
- Observações: Campo para informações internas da venda;
- Observações do sistema: Este campo é preenchido com as mensagens configuradas em sua natureza de operação. Por padrão, ele apresentará o número interno do pedido de venda e o número da ordem de compra, referente ao pedido na plataforma/Hub assim como os valores aproximados de tributo.
O Campo de observações do sistema é bloqueado para edições do usuário.
Como criar uma nota fiscal a partir de um pedido de venda
É possível gerar uma nota fiscal a partir dos pedidos de venda, para isto acesse Vendas > Pedidos de venda.
Clique no menu de contexto (seta para baixo) no pedido desejado e selecione a opção "Gerar Nota Fiscal". A NF-e será gerada com base nas informações da venda:
Como criar notas fiscais em lote
O Eccosys permite gerar múltiplas notas de uma só vez. Esta função encontra-se disponível em Vendas > Pedidos de venda, para utilizá-la, selecione os pedidos de venda desejados em "Ações" clique na opção "Gerar NF-e em lote"
Uma nova tela será aberta, onde será possível filtrar e selecionar os pedidos que deseja gerar a NF-e. Veja abaixo detalhe de cada opção:
- Pedidos por picking: Informe se os pedidos a serem apresentados em tela devem estar com o picking realizado, em andamento ou todos;
- Processamento: Por padrão o processamento virá para gerar uma nota por vez;
- Situação por faturamento: Disponibiliza opção seleção para situação dos pedidos após faturamento;
- Enviar: Selecione o check-box de enviar para Sefaz caso queira gerar e autorizar as notas;
- Imprimir: Selecione os check-box para imprimir romaneio, ou imprimir picking em ondas, caso seja necessário;
- Situação do pedido: Informe qual deve ser a situação atual dos pedidos a serem apresentados em tela para seleção;
- Tipo de pessoa: Permite selecionar pedidos por tipo de cliente, Física, Jurídica, estrangeiro ou todos;
- UF: Permite seleção de pedidos por estado de destino;
- Transportadora: Permite filtrar os pedidos de determinada transportadora.
Após aplicar todos os filtros desejados, selecione os pedidos e clique em "Gerar Notas":
Nesta tela serão apresentados no máximo 100 pedidos de vendas. Para apresentar mais pedidos, acione nossa time de suporte técnico.
Como enviar uma nota fiscal à SEFAZ
Para enviar uma NF-e para a SEFAZ de forma manual, acesse Vendas > Notas Fiscais ou Suprimentos > Nota de entrada, localize a nota desejada e, no menu de contexto (seta para baixo), indique a opção "Enviar Nota":
Na tela que será exibida, indique se a nota fiscal deve ser enviada para o e-mail do seu cliente. Com tudo pronto, confirme o envio à SEFAZ clicando em "Enviar nota":
Conclusão
O fluxo do pedido encontra-se em fase final. Neste momento, o Eccosys irá atualizar a situação dos pedidos na plataforma, indicando que houve faturamento e que a mercadoria será enviada ao consumidor final.
Deve-se gerar uma ordem de coleta para a transportadora ou uma Lista de postagem para serviços dos Correios para que os produtos sejam encaminhados ao cliente.
Todas as notas fiscais de saída estarão disponíveis em Vendas > Notas Fiscais, e o envio dos documentos para autorização na SEFAZ bloqueia a possibilidade de edições. Em caso de erros, uma carta de correção poderá ser emitida para alterações não fiscais.
Notas com erros em valores e impostos deverão ser canceladas ou devolvidas, registrando o estorno dos produtos e seus valores. Estes procedimentos podem ser feito pelo usuário do sistema através do "menu de contexto" da nota fiscal em questão. Veja um exemplo na imagem abaixo:
Consulte sua contabilidade para identificar o processo a ser feito com a nota fiscal que precisa de correção.