Visão geral

Da criação de um pedido de venda até o seu processamento no ERP, o Eccosys possui um fluxo básico de atividades que podem ser seguidas ou ajustadas de acordo com os processos da sua empresa.

Fluxo básico de um e-commerce com ERP integrado à loja virtual

Neste manual, você aprenderá:

• Como receber pedidos da loja virtual;
• Como enviar pedidos para Picking;
• Como realizar o processo de Picking e Packing;
• Como usar as Ações rápidas de Picking e embalagens;
• Como faturar pedidos.

Como receber pedidos da loja virtual

A importação dos pedidos da loja virtual é feita por meio de uma tarefa automática, configurada pela nossa equipe de atendimento.

Por padrão, o Eccosys importa da plataforma todos os pedidos que já foram pagos. Este critério pode ser ajustado nos parâmetros da integração entre a sua loja e o ERP.

As vendas importadas da loja podem receber status diferentes no Eccosys, conforme definido em suas configurações.

Exemplo: Se o pedido que está sendo importado já estiver pago em sua loja, ele provavelmente receberá o status "Em Aberto" no Eccosys (representado pela cor amarela), indicando que ele ainda precisa ser processado.

Para visualizar os pedidos de venda no ERP, acesse Vendas > Pedidos de Venda.

Tela de Pedidos de Venda.

Como enviar pedidos para Picking

Caso os pedidos pagos possuam estoque suficiente, é possível dar início à etapa de separação e embalagem.

Neste processo, também chamado de Picking e Packing, os itens do pedido são coletados no depósito e preparados para envio ao destinatário.

Para enviar um pedido de venda para o Picking, clique no menu de contexto do pedido (botão com seta para baixo) e selecione a opção "Pronto para Picking".

Menu Contexto dos pedidos de venda.

Você também pode selecionar todos os pedidos desejados clicando no checkbox em cada linha e selecionando a opção "Enviar selecionados para Picking", no menu de "Ações".

Opção "Enviar selecionados para o Picking" no menu de Ações.

É possível também, enviar os pedidos que possuírem estoque disponível, automaticamente para a separação.

Para isso, habite a opção "Enviar vendas para Picking", indo em Configurações > Empresa > Configurações Gerais > Vendas.

Para saber mais sobre essa funcionalidade e seus requisitos, clique aqui.

Parâmetros da aba "Vendas", na tela de Configurações Gerais.

Como realizar o processo de Picking e Packing

Após enviar os pedidos para Picking, é necessário realizar a separação de fato.

Para isso, acesse Vendas > Picking e Packing. Nesta tela você irá encontrar todos os pedidos que foram enviados para Picking e que ainda não tiveram a separação realizada.

O processo de Picking inicia com a impressão do romaneio, que é uma lista de todas as mercadorias que serão transportadas em conjunto.

Selecione os pedidos desejados clicando no checkbox da linha correspondente. Em seguida, clique menu de "Ações" e selecione a opção "Imprimir Romaneio dos Pedidos Selecionados".

Caso nenhum pedido seja selecionado, todos os pedidos "Prontos para Picking" constarão no romaneio.

Menu de "Ações" na tela de Picking e Packing.

Ao gerar o romaneio, é possível escolher quais colunas serão incluídas (ex.: cidade do cliente, fornecedor, localização...). Você também pode definir algumas opções de impressão, como imprimir um pedido por página.

Com o romaneio em mãos, realiza-se o processo de buscar os produtos dos pedidos no depósito.

Após separar os itens no estoque, será necessário registrá-los na tela do Picking. Esta conferência, que pode ser feita manualmente ou com um leitor de código de barras, indica que o produto foi localizado e será incluído na embalagem para envio ao destino final.

Importante: Certifique-se de confirmar todas as quantidades de cada item. Os produtos podem ser confirmados pelo código ou pelo código de barras (GTIN).

Tela de separação dos pedidos.

Atualização (EM BREVE): A tela do Picking será atualizada no primeiro semestre de 2023. Os itens do pedido e os itens confirmados, que hoje são exibidos em seções separadas, serão centralizados em uma tabela única.

Esta mudança foi solicitada por diversos usuários para otimizar o espaço da tela, além de tornar o processo de conferência ainda mais simples. Outros ajustes neste pacote de atualização incluem indicações visuais no picking com leitor de código de barras (último item lido, leitura concluída...) e melhorias na performance geral da tela.

Por ora, a tabela única de itens e as demais atualizações do Picking estão em fase de testes, mas iremos notificar a todos os usuários quando ela estiver aprovada e disponível para uso.

Após confirmar todos os itens do pedido, é hora de definir a embalagem. Na seção "Dados de transporte", valide se os pesos e dimensões estão corretos e selecione a embalagem adequada.

Clique em "Confirmar" para concluir o processo.

Campo "Dados de Transporte".

Como usar as Ações rápidas de Picking e embalagens

O Eccosys oferece alguns atalhos em formato de código de barras para agilizar o processo. São as chamadas "Ações rápidas".

Requisitos para utilizar as Ações rápidas:

• Utilizar um leitor de código de barras para realizar o Picking;
• Não trabalhar com múltiplos rastreios por pedido.

No menu de "Ações", selecione a opção "Imprimir códigos de barras para ações rápidas" ou "Imprimir códigos de barras das embalagens".

A impressão dos códigos das embalagens também pode ser feita pela tela de configurações de embalagens (em Configurações > Embalagens > Ações > Imprimir Códigos de Barras das Embalagens);

Depois de impressos os códigos, se a opção "Realizar Picking pelo Leitor" estiver ativada, basta abrir qualquer Picking e bipar os códigos.

Tela de Picking e Packing.

Observação: Para que a leitura aconteça, é preciso que o foco do mouse esteja na tela de edição do Picking. Caso a ação esperada não ocorra após a leitura, tente clicar em qualquer parte da tela de edição do Picking.

Ações rápidas do Picking

Ações rápidas do Picking.

• Confirmar Picking: Faz a confirmação do Picking e gera a nota fiscal (caso o parâmetro "Realizar Processo de Nota Fiscal" esteja ativo). Equivalente a clicar no botão "Confirmar".
• Finalizar venda: Confirma o Picking, altera situação do pedido para atendido, e lança estoque e contas. Ao utilizar esta ação, a nota fiscal não será gerada, mesmo que o parâmetro "Realizar Processo de Nota Fiscal" esteja ativo.

Cancelar Picking: Cancela o Picking. Equivalente a clicar no botão "Cancelar".

Ações rápidas de embalagens

Ações rápidas de embalagens.

Ao bipar um código de embalagem, o valor do campo de embalagens é alterado para a opção lida.

Como faturar pedidos

Após confirmar o Picking e Packing, o pedido passará a ser exibido na aba "Picking Realizado". A partir daí, o processo pode ser um pouco diferente, de acordo com o fluxo da sua operação.

Fluxo 1 - Emissão de nota fiscal:

Caso o parâmetro "Realizar Processo de Nota Fiscal" (encontrado em Configurações > Empresa > Configurações Gerais > Picking) esteja ativo em seu ambiente, a nota fiscal será gerada automaticamente após o Picking.

• Gerar a nota fiscal;
• Gerar e autorizar a nota fiscal;
• Gerar etiqueta dos Correios ou transportadora;
• Imprimir o pedido.

Observação: Caso a nota fiscal seja sua primeira nota gerada pelo Eccosys, é possível editar a numeração para respeitar a sequência desejada nas próximas notas.

Para isso, acesse Vendas > Notas Fiscais e, com a nota ainda na situação "Pendente", altere campo "Número" no cabeçalho da nota. Clique em "Salvar" e prossiga com o fluxo.

Menu de Ações nos pedidos da aba "Picking Realizado".

Com a nota fiscal gerada, basta enviá-la à SEFAZ. Para isso, acesse Vendas > Notas Fiscais, e utilize o menu de contexto da nota (botão com seta para baixo) para enviá-la.

Painel de Notas Fiscais.

Configuração da Aba "Picking".

Os pedidos que estiveram com a nota fiscal emitida, atualizarão seu status para "Atendido", representado pelo ícone de cor verde. Isto quer dizer que eles estão finalizados e, a partir deste momento, o Eccosys enviará as informações de fatura e rastreio automaticamente para a plataforma.

Pedidos de Venda com a situação "Atendido" (ícone verde).

Fluxo 2 - Sem nota fiscal:

Caso você não realize o processo de Nota fiscal e deseje finalizar suas vendas após o Picking, selecione a opção "Finalizar Vendas" no menu de Ações da aba "Picking Realizado".

Menu de "Ações" na aba "Picking Realizado".

Esta ação irá atualizar seus pedidos no Eccosys com o status "Atendido", e também irá lançar estoque e contas automaticamente (conforme as configurações do seu ambiente).

Próximos passos

Caso você tenha interesse, veja mais materiais relacionados a estoque:

• Como Incluir um Pedido de Venda Manualmente;
• Como Funciona para Finalizar Vendas Manualmente;
• Como Funciona a Importação de Pedidos de Venda via Planilha.

Em caso de dúvidas, nosso time do suporte está à disposição para auxiliar.